Magyar Vízgazdálkodás, 1983 (23. évfolyam, 1-8. szám)
1983 / 3. szám
zési rendszer megfelelő működése érdekében tartalmaznia kelll: a) a különböző munkafolyamatok ellenőrzésre kijelölt műveleteit, a műveletek ellenőrzésének gyakoriságát; b) az ellenőrizendő követelményeket, az ellenőrzés viszonyítási alapját (jogszabályi utasítás, terv, norma, szabvány stb.) a követelményektől való eltérés megállapításának módját; c) az ellenőrzés eredményének hasznosításával kapcsolatos előírásokat, azt, hogy kinek mit kell tenni a hiba megszüntetése érdekében. Az előzőekből is jól kitűnik a tárgyalt belső ellenőrzési formának az a meghatározó sajátossága, hogy a folyamatba épített ellenőrzés a szervezeti tevékenység részelemein keresztül fogja át a szerv tevékenységének egészét. Az feltétlenül kiemelendő még, hogy ennél az ellenőrzési formánáil alakíthatók ki legcélszerűbben a beépített automatizmusok. E tulajdonságai révén az ellenőrzésnek ez a területe kerülhetett már az eddigiekben is legközvetlenebb kapcsolatba a számítógépes technikával. E kapcsolat talán legfejlettebb formája éppen a számítógéppel összekapcsolt gyártási folyamatok kialakításánál található, ahol már nem csak az ellenőrzés és jelzés automatikus, hanem a hiba elhárítása is. Ezt nevezi a szakirodallom önszabályozó automatizált folyamatnak. A technikai haladás tendenciáit értelmezve, úgy kell vélekednünk, hogy az ellenőrzés fejlődésének iránya is végső soron az automatizáció felé mutat. Nem járunk messze az igazságtól ha feltételezzük, hogy viszonylag gyors ütemben fog lezajlani a számítástechnika térhódítása a különböző munkaterületek irányítási és ellenőrzési folyamataiban. Természetesen az automatizált folyamirányítás bevezetésére egyelőre elsősorban a viszonylag egyszerűbb munkafolyamatoknál kerülhet sor, de ez a lehetőség, igen kedvező távlatokat nyit az ellenőrzési munka tökéletesítése számára is. c) A függetlenített belső ellenőri szervezet kialakítása és feladatainak meghatározása Egy adott szervezet belső ellenőrzési rendszerén belül — annak harmadik elemeként — külön indokolt foglalkozni a függetlenített belső ellenőri tevékenységgel, a függetlenített belső ellenőri szervezet kialakításának feltételeivel és feladatkörének meghatározásával. Ezt elsősorbanr azt indokolja, hogy míg a belső ellenőrzési rendszer másik két elemének (a vezetői ellenőrzés, illetve a munkafolyamatokba épített ellenőrzés) a működése minden szervezeten belül elengedhetetlen követelmény, addig a függetlenített belső ellenőri szervezet (v. függetlenített belső ellenőri munkakör) kialakítására nem minden szervezet esetében van feltétlenül szükség. Hogy pontosan mikor, milyen feltételek esetén van szükség a függetlenített belső ellenőri feladatkör létesítésére ezt nem lehet általános érvénnyel meghatározni. Inkább a függetlenített belső ellenőrzés jól körülhatárolható szolgálati szerepéből kiindulva lehet azokat a feltételeket rögzíteni, amelyek fennforgása esetén indokolt, vagy — mondhatjuk, hogy — szükséges a függetlenített belső ellenőri feladatkör kialakítása'. A korábban részletezettek alapján eléggé nyilvánvaló, hogy amíg a munkafolyamatokba épített ellenőrzés működési formájától a függetlenített belső ellenőri tevékenység módszerei viszonylag jól elkülöníthetők, addig a vezetői ellenőrzéstől való elhatárolása már nem ilyen egyszerű. A függetlenített belső ellenőrzés feladatait tekintve, az tartalmilag csupán a hatásköri terjedelem szempontjából különbözik a vezetői (az első számú vezetői) ellenőrzéstől. A szolgálati szerepkör felől közelítve is az a következtetés vonható le ugyanis, hogy a függetlenített belső ellenőrzés célja elsősorban a vezetői tevékenység támogatása, mivel vizsgálati megállapításaival a szervezet szakmai és azzal összefüggő gazdasági tevékenységének alakulásáról folyamatos és részletes áttekintést nyújt a vezetés részére. Elsősorban tehát azoknál a szervezeteknél szükséges a függetlenített belső ellenőrzés kialakítása, amelyeknél — a terjedelem, vagy a bonyolult elkülönülő féladatcsoportok miatt — a vezetők nem lennének képesek a szervezet egészét folyamatosan és kellően részletesen figyelemmel kisérni. Ugyancsak e szolgálati szerepkörből következik a függetlenített ellenőrzés informáltságávaíl, tevékenységük meghatározásával kapcsolatos néhány követelmény. Melyeket kel) ilyeneknek tekintenünk? Mivel a függetlenített belső ellenőrzés a vezetői informáltság biztonságát és realitását szolgálja, következik ebből, hogy a vezetés célkitűzéseiről és gondjairól naprakész tájékozottsággal kell rendelkeznie. Ez nem egyszerűen a főbb célkitűzések ismeretét tételezi fel, hanem a szervezet napi tevékenysége során felmerülő kérdések vezetői megítélésének árnyalt ismereteit is, mert enélkül, az igen széles mozgásterű függetlenített belső ellenőrzés tevékenysége könnyen zavaróvá (diszfunkcionálissá) válhat a szervezet működése szempontjából. A kívánatos naprakész tájékozottság (problémaérzékenység) biztosításának legáltalánosabb gyakorlata, hogy a belső ellenőrzés képviselője a vezetői testületi üléseken részt vesz és így „elsőkézből" szerezhet benyomásokat a vezetés álláspontjáról a legfontosabb kérdéseket illetően. Tehát a közvetlen és naprakész informáltságot jelölhetjük első számú feltételként a függetlenített ellenőrzési munkájánál. A másik követelmény az ellenőrzési munka irányításával kapcsolatos. Kétségtelennek tűnik ugyanis, hogy a függetlenített belső ellenőrzés éves féladattervének kialakítását nem lehet kizárólag ellenőri feladatnak tekinteni. A legszélesebb körű tájékozottság biztosítása mellett sem lehet elvárni ugyanis az ellenőrzői feladatkörben dolgozóktól, hogy a vezetői törekvéseket teljes részletességükben ismerjék. Az éves belső ellenőrzési feladatterv kialakításához tehát alapvetően szükséges a vezető (és helyettesei) közreműködése, az, hogy, az ellenőrző munka fő irányait meghatározzák és a részletkérdésekben is konkrét intenciót nyújtsanak az ellenőrzés részére. A feladatterv vázlatának, tervezetének összeállítása, majd a vezető iránymutatása alapján történő véglegesítése természetesen az ellenőrök feladata. Alá kell azonban húznunk itt is a vezetés kollektív közreműködésének szükségességét a belső ellenőrzési éves feladatterv kialakításában. A feladattervben — célszerűen — csak az ismétlődő, valamint a kiemelt főbb vizsgálati témákat indokolt rögzíteni, 'lehetőséget biztosítva az évközben felmerülő kérdések vizsgálatának utólagos ütemezéséhez. A függetlenített belső ellenőrzés kialakítása tehát ott szükséges, ahol a vezetői munka hiánytalan ellátása érdekében az indokoltnak mutatkozik. A kialakítás kérdésében a szerv vezetője jogosult dönteni. A vezető természetesen a függetlenített belső ellenőrzés szervezete tekintetében több 'lehetőség közül választhat. A szervezet nagyságától függően lehetőség van ugyanis osztály v. csoportszervezet kialakításától osztott munkakörű megoldáson át, akár külső szakértő közreműködésével ellátni a belső ellenőri tevékenységet. A belső ellenőrök, de különösen vezetőjük kijelöilése igen alapos megfontolást igénylő feladat. Az ellenőrök kijelölésénél ugyanis a politikai és szakmai felkészültség mellett az emberi tulajdonságok tekintetében is fokozott követelményeket kell támasztani. Belső elilenőrré kizárólag olyan dolgozót helyes kinevezni, aki felkészültsége mellett emberi magatartásánál fogva is aillkalmas arra, hogy mások tevékenységét bírálat tárgyává tegye és ezt oly módon végezhesse, hogy ne keltsen ezzel folytonos sértődést, ne váljon a vizsgált munkatársak szemében amolyan „ügyeletes kötekedővé". Esetükben különösen fontos, hogy ne legyenek hajlamosak a számukra biztosított viszonylag széles hatáskörrel történő legcsekélyebb visszaélésre sem. E beosztásban nem lehet helye a hatalmaskodás legenyhébb megnyilvánulásainak sem. Objektíve azért sem, mert a függetlenített belső ellenőrnek valójában sincs intézkedési joga, hiszen a megállapításai alapján kialakított javaslatainak elbírálása és végrehajtása, az érintett vezető feladata. A lehető legkörültekintőbb kiválasztás esetén sem zárható ki azonban feszültségek keletkezése a vizsgálatot végző ellenőr és a vizsgált munkatársak között. Ezek feloldása döntően az ellenőr személyes magatartásán múlik és azon, hogy mennyire következetesen tartja magát ahhoz a marxista tételhez, miszerint az ellenőrzés célja nem llehet elsődlegesen a leleplezés, annak lényegében és felismerhetően a közös munka színvonalának és eredményeinek növelésére irányulónak kell lennie. Dr. Bárány István 11
