Magyar Vízgazdálkodás, 1983 (23. évfolyam, 1-8. szám)
1983 / 3. szám
Időszerű feladatok az ellenőrzésben Az ellenőrzéssel szemben támasztott alapvető követelmények változatlansága mellett az is eléggé nyilvánvaló, hogy a gazdasági célok (és feladatok) súlypont-áthelyeződéseit az ellenőrzési munka gyakorlatának is követnie kell. Ezért is fontos, hogy az ellenőrzési feladatot végzők korrekt tájékozottsággal rendelkezzenek a népgazdaság és saját intézményük időszerű törekvéseiről, gazdaságpolitikai célkitűzéseiről. Hiszen az alapvető követelmények változatlanságából következik, hogy az ellenőrzés napi feladata ma is a valós helyzet feltárása és ennek összevetése a követelményekkel. (Annak megállapítása, hogy mi van és összevetése azzal, aminek fennie kéne.) Kézenfekvő, hogy az ellenőrzési tevékenység fentiekben leegyszerűsített képletében nam a ténymegállapítás módja, hanem az összevetés alapját képező követelmény a változó elem. A jelenlegi, végletesen bonyolult gazdasági helyzetben a gazdálkodással kapcsolatos tevékenység valamennyi folyamata fokozott figyelemösszpontosítást igényei, mégis elég pontosan meghatározhatók azok a kitüntetett fő irányok, amelyek jelenlegi gazdasági helyzetünk kulcsát alkotják. Ezek mindegyike tulajdonképpen egyetlen alapvető célra irányul: a népgazdaság belső és külső egyensúlyi helyzetének megszilárdítására illetve javítására. A célállapot elérésének azonban számos feltétele van, amelyek közül a legfontosabbak: A közkiadások folyamatos ésszerű mérséklése, az alapanyagokkal (energiahordozókkal) különösen a konvertibilis fizetőeszközökért beszerezhetőkkel való szigorú takarékoskodás, az ilyenek kiváltását szolgáló lehetőségek feltárása és gyakorlatba vétele, továbbá minden gazdasági tevékenységnél következetes törekvés az ésszerűbb és gazdaságosabb megoldások alkalmazására. Nem egyszerűen a vállalati intézményi érdekek érvényesítéséről van tehát szó, hanem a népgazdaság egészének stabilitásához fűződő érdekekről, amelyeket kizárólag akkor szolgálhatunk helyesen, ha a kisebb közösségek (szervezetek) a maguk területén mindent megtesznek a követelmények teljesüléséért. Ennek pedig egyik alapfeltétele, hogy a szervek belső ellenőrzése megfelelő kiépítettséggel segítse a közösségi (népgazdasági) célok minél teljesebb megvalósítását. Azt ugyanis világosan kell látni, hogy az állami ellenőrzés egész rendszerének alapja a szervek belső ellenőrzési munkája, amelynek eredményessége meghatározó jelentőségű gazdasági életünk egészének alakulása szempontjából is. Ezek előrebocsátása után nagyon is érthető, hogy miért kap mind nagyobb hangsúlyt az ellenőrzési munka fejlesztése során a belső ellenőrzés kérdésköre és nem is csak azért,mivel ez a terület tűnik jelenleg a legkevésbé megoldottnak. A PM az ellenőrzések tapasztalatait összefoglalva megállapította, hogy: ,,a belső ellenőrzés fejlesztésében a hozott intézkedések ellenére — az előrehaladás lassú, mert intézményi szinten az ellenőrzés iránti vezetői igény nem kielégítő. A belső ellenőrzés három ága egyenlőtlenül fejlődik, különösen a munkafolyamatokba épített ellenőrzés gyenge. A szabályzatok korszerűsítése lassan halad, hiányosak a munkaköri leírások A függetlenített belső ellenőrzés.. . még nem segíti kellően a vezetői döntések megalapozását". Nem lehet tehát haszontalan, ha kissé mélyebben, bár mégis vázlatosan áttekintjük itt a belső ellenőrzési rendszer alkotóelemeit és azok lényegesebb összefüggéseit. A szakirodalomban általánosan elfogadott meghatározás szerint egy adott szervezet (vállalat, intézmény stb.) belső ellenőrzési rendszere három fő alkotóelemből tevődik össze, úgy mint: 1. A vezetői ellenőrzések feladatköréből. 2. a (szakmai és gazdasági) munkafolyamatokba épített ellenőrzésekből és 3. az operatív munkától függetlenített belső ellenőrök feladatköréből. Ennek megfelelően próbáljuk — az alábbiakban — a belső ellenőrzési szervezet egyes részterületeit megvizsgálni. a) A vezetői ellenőrzés célja és követelményei A vezetői ellenőrzés céljának meghatározásánál a vezetői funkció irányító jellegéből kell kiindulni. A vezető irányító tevékenységének — nyilvánvalóan — a szervezeti főbb célkitűzések teljesülése, a gazdálkodás leglényegesebb, átfogó kérdéseire kell irányulnia, míg az alsóbb szintű vezetők irányító munkájának már — a maguk területén — a fontosabb részletekre is ki kell terjednie. Tekintve, hogy az ellenőrzést — általában is — minden céltudatos emberi tevékenység részének kell tekintenünk, ugyanígy a vezetői ellenőrzés is az irányítói funkció szerves részeként értelmezhető és így annak hatóköre meg kell, hogy egyezzen az irányítói (vezetői) tevékenység hatókörével. A vezetői ellenőrzés célja tehát a vezető irányító munkája hatékonyságának biztosítása és e feltétel teljesülése, egyben a vezetői ellenőrzéssel szemben támasztott legfontosabb követelménynek is tekinthető. Mivel egy adott szerv vezetője a szervezet egészének működéséért felel, ezért a szervezeti tevékenység egészét átfogó belső ellenőrzési rendszer hézagmentes kialakítása is a vezető kötelezettsége. Mindenképpen fontosnak kell azonban tartanunk annak kiemelését, hogy a belső ellenőrzés rendszerén belül a vezetői ellenőrzés szerepe meghatározó jelentőségű, mivel annak esetleges hiányosságait a rendszer többi elemének kifogástalan működésével sem lehet megnyugtatóan pótolni. A vezetői ellenőrzésnek ugyanis nem csupán az a funkciója, hogy a döntések végrehajtásának helyzetéről tájékoztatást nyújtson, hanem az is, hogy a vezető további döntéseihez megfelelő alapot (orientációt) biztosítson. A vezetői ellenőrzés eszközrendszere meglehetősen széles körű, ezekből a legfontosabbak: a vezető információrendszerén, az aláírási jog gyakorlásán, a beszámoltatáson, vagy a helyszíni vizsgálaton keresztül gyakorolt ellenőrzések. Ezek a vezető gyakorlatában együttesen, de külön-külön alkalmazva is biztosíthatják a vezetői ellenőrzéssel szemben támasztott követelmények teljesülését, ha együttjárnak a tapasztalatok ésszerű hasznosításával. b) A folyamatban épített ellenőrzés gyakorlati követelményei A folyamatba épített ellenőrzés a belső ellenőrzés rendszerének egyik eleme, amely —■ lényegében — a tömegszerű folyamatok szabályozott ellenőrzését jelenti. Ez az ellenőrzési forma viszonylag tartós jelleggel teszi lehetővé az előre szabályozottság kialakítását. A munkafolyamatba épített ellenőrzés fajtái az önállósulás fokától függően (önellenőrzés, előző munkafázis ellenőrzése stb.), illetve a folyamatok tartalmától függően (ügyviteli, forgalmi, igazgatási stb.) különböztethetők meg. Leegyszerűsítve, a munkafolyamatba épített ellenőrzés — lényegében — a szakmai és a gazdasági folyamatok olyan kialakítását jelenti, amelyben vailamely munkaművelet egyben egy megelőző munkaművelet folyamatba épített ellenőrzését is feltételezi. Ez a munkamegosztáson alapúló munkaszervezés biztosítja, hogy a) az egyes folyamatok megszakítás nélkül ellenőrzésre kerüljenek; b) a hibák, nem kívánatos jelenségek időben felmérhetők és megakadályozhatok legyenek; c) a folyamatokban jelentkező rendellenességek megszüntetésére gyors intézkedések történjenek; d) a dolgozók személyi felelőssége a végrehajtás minden szakaszában fennálljon. A folyamatba épített ellenőrzés mechanizmusának megfelelő működése feltételezi a munkafolyamatok — ilyen szempontból történő — kedvező kialakítását. Ugyanakkor alapvetően fontos az is, hogy a munkafolyamatok szükséges változtatásait a folyamatba épített ellenőrzés módosítása is megfelelő rugalmassággal kövesse. A tevékenység folyamatába épített ellenőrzést az adott szervezet tevékenységének egyes elemeire kiterjedően működési szabályzatokban, ügyrendben és ügyviteli szabályzatokban, részleteiben pedig a munkaköri leírásokban kell szabályozni. A szabályozásnak az ellenőr10
