Somogy vármegye Hivatalos Lapja 1940. (59. évfolyam 1-27. szám)
1940-09-05 / 18. szám
228. oldal. Somogy vármegye Hivatalos Lapja 18. szám. 31. §. A megállapított sorrendben való fel állításnál az iratcsoportokat általában hézagok hagyása nélkül kell egymásután elhelyezni. A működé vármegyei hatóságok és hivatalok iratainál azonban a várható szaporulat befogadására hosszabb időre elegendő helyet kell hagyni. A levéltár anyagát a megállapított sorrendtől eltérően elhelyezni csak akkor szabad, ha azt célszerűségi okok (pl. a helyiség jobb kihasználásának lehetősége) javallják. 32 § Végleges elhelyezés után a főlevéltárnok a levéltár anyagáról az ideiglenes leltári lapok alapján kettős ; a) helyrajzi (topografikus és b) betű- soros leltárt készít. A rendezetlen (37. §. 2. pont) anyagot a leltárba csak rendezés után kell felvenni és pedig mint szaporulatot. (36. §.) 33. §. A helyrajzi leltárba, amely az anyag állandó nyilvántartására és átadás átvétel alkalmával alaplajstromul is szolgál, a főle véltárnok a levéltár egyes gyűjteményeit a helyiségek, állványok, szekrények, oszlopok és polcok sorrendjében veszi fel. E leltár mintája ez: Az egyes gyűjteményeket a leltárba lehetően eddigi hivatalos cimük szerint kell felvenni. A végleg lezárt, tehát segédkönyvekkel ellátott selejtezés után felállított, vagy selejtezés alá nem vehető, nem gyarapodó gyűjteményeket, valamint u gyarapodó gyűjtemények végleg lezárt anyagát a főlevéltárnok a levéltárban darabonként, kötetenként, és csomónként, is részletezheti. A részletezés „a gyűjtemény megnevezése“ feliratú oszlopban történik 34 §. A betiisoros leltárba a helyrazi leltár anyagát betűrendben kell felvenni. A leltár mintája a következő : A helyrajzi leltár tételszáma A gyűjtemény neve Kora Állaga Segédkönyveinek száma Helye Jegyzet
