Iparjogvédelmi Szemle, 1999 (104. évfolyam, 1-6. szám)
1999 / 1. szám - Várhegyi Ákos: Az informatikai fejlődésének áttekintése a Magyar Szabadalmi Hivatalban
Az informatika fejlődésének áttekintése a Magyar Szabadalmi Hivatalban 29 tosított legyen a hozzáférés a számítógépes ügyviteli rendszerhez. (Azt persze nem állíthatjuk, hogy ezek a változások kizárólag az ügyviteli rendszer kívánalmai miatt valósultak meg: a Hivatalban egyre nagyobb teret nyerő informatikai rendszerek - jukebox archívum, CD-torony, online-adatbázisok használata - és az ezek iránt felmerülő fokozódó igény szintén ez irányba hatott; az viszont tagadhatatlan, hogy az ügyviteli rendszer volt az egyik leginkább erőforrás-igényes alkalmazás a házban.) A projekt - és a kialakítandó rendszer beceneve az ENYV lett, amely - amellett, hogy többé-kevésbé kiolvasható az „Egységes Nyilvántartási és ügyviteli rendszer” teljes megnevezésből - jól kifejezi a projekt elindítóinak és fejlesztőinek azon szándékát, hogy az egymástól - informatikai szempontból indokolatlanul, de a hivatali munkakultúra történeti adottságai miatt teljes mértékben - elkülönülő munkafolyamatokat egyetlen hatékony rendszerbe integrálják.!6) A rendszer koncepciója Célkitűzésünk az volt, hogy az adatnyilvántartó funkciók (például lajstrom, publikációk) és az ügyviteli funkciók ne különálló alrendszerekben, hanem az egységes rendszer részeként valósuljanak meg. Rendszerünk az alábbi főbb adattípusokat tartalmazzák:- a bejelentések bibliográfiai adatai • alapadatok, amelyekből bejelentésenként csak egy van, és ha egyszer értéket kap, nem változik (pl. ügyszám, bejelentés dátuma, lajstromszám), • elsőbbségek, • az ügyben érintett természetes és jogi személyek (jogosult, feltaláló, képviselő, hasznosító, kérelmező) adatai, amely az adatbázisban szereplő egységes „NÉV” adatállomány és az adott ügy kapcsolatát írja le, • osztályozás adatai (NSZO-, nizzai és bécsi, locamói jelzetek),- a bejelentések egyéb adatai • befizetések (díjnyilvántartás és -kezelés), • benyújtott iratok (iktatás), • ügyintéző, illetve annak esetleges változásai (szignálás),- a bejelentés „életében” végrehajtott intézkedések adatai • intézkedések adatai és kellékei (paraméterei), • az intézkedésről kiadott határozat postázásának, a tértivevény átvételének, ajogerőre emelkedésnek az adatai,- a rendszer működését irányító vezérlőtáblák • egyrészt szabályozzák a felhasználók jogosultságát az adatok manipulálására (bevitel, törlés, módosítás), • másrészt az ügyviteli rend leképezését biztosítják, • továbbá az egyes intézkedések sajátosságait definiálják és biztosítják az intézkedések ellentmondás-mentességét,- minta-adatállományok (esetenként a vezérlő táblákkal együttműködve) gondoskodnak a hibás adatbevitel lehetőségének kiküszöböléséről. Fontos, a nyilvántartási kötelezettségek szempontjából elengedhetetlen követelmény a rendszerrel szemben, hogy az adatbázisban a bejelentéstől az esetleges engedélyezésen át az ügy megszűnéséig (illetve azon túl meghatározott ideig) meg kell őrizni az adatokat, amelyeket a Hivatal különböző szervezeti egysége „használnak” tevékenységük során. Ebből adódik, hogy az adatok változásakor az eredeti adatokat (például eredeti jogosult) is tárolja a rendszer. Az adatok bevitelének, módosításának, javításának lehetősége az ügy állásától és az adott felhasználó jogaitól egyaránt függ. A rendszer koncepciójában két kiemelt fontosságú, a rendszer működésének alapelemeit képező fogalom az „ügy” (bejelentések, engedélyezett oltalmak), valamint az „intézkedés”, amelyet az ügy élete során hoz meg a Hivatal. Bármely adatváltoztatás csakis intézkedéssel kezdeményezhető, amelynek eredménye: határozat, meghirdetés az SZKV-ban, vagy esetenként egyéb kiadvány lehet. A rendszer kialakításakor természetes törekvés volt, hogy egyes részmodulok a többitől függetlenül is működhessenek, hiszen nyilvánvaló volt már a munka kezdetekor, hogy a teljes funkcionalitás kiépítése több évet vesz majd igénybe, ugyanakkor bizonyos területek számítástechnikai támogatásának szükséglete igen égető volt, ennek hiánya az ellehetetlenülés veszélyét hordozta. Természetesen a fokozatos használatba vételnek ára volt: amíg a teljes ügyvitelt nem fedte le az ENYV, addig az ügyviteli munka hátteréül szolgáló adattartalom megbízhatósága nem teljes, hiszen a rendszerbe még nem integrált tevékenységek komoly hiátusokat okozhatnak a már egyszer komplettált adatok konzisztenciájában. Minden ENYV-műveletet meg kell tehát előznie egy ellenőrzési, érvényesítési, javítási munkának mindaddig, amíg egyrészt a rendszer nem válik zárttá, másrészt a már zárt rendszerben nem nyilvánította valaki az ügyintézés során érvényesítettnek az adott ügyet. Természetesen a már komplett rendszerben „keletkezett” ügyek esetében az érvényesítésre nincs szükség. Az ENYV működését megelőzően keletkezett ügyek esetében alapvető feladat az érvényesítés, amelynek során a rendszerbe a korábbi forrásokból átvett adatelemek ellenőrzése és az aktuális állapot rögzítése történik meg. Az adatelemek változtatásának intézkedéshez kötése csupán e művelet elvégzése esetén válik lehetővé egy adott ügy esetében. Az ENYV funkcionális szempontok alapján kialakított különálló modulokból épül fel, amelyek fizikailag és működés szempontjából egyaránt elkülönülnek: a felhasználó számára ezek az „alkalmazások”, amelyeket az ügyviteli rendben elfoglalt helye alapján meghatározott jogosultságai függvényében használhat. A rendszer alappilléreit jelentő alkalmazások a következők. Iktatás A Hivatalba beérkező valamennyi beadvány, levél, dokumentum regisztrálását teszi lehetővé ez a modul. Új bejelentés esetén a bejelentési kérelem beérkeztének regisztrációjával egyidejűleg „keletkezik” automatikusan (a bejelentési dátum és az ügyszám programozott generálásával) a rendszerben az új ügy. Adatbevitel Az új bejelentések alapadatainak a bevitelére szolgál a modul, de emellett biztosítja az intézkedésekhez kötött további adatváltozások rögzítését. Ügyintézés Az ENYV „lelke”: valamennyi ügyet érintő tevékenységet, adatváltozást, intézkedést ez a modul vezérel.
