Iparjogvédelmi Szemle, 1999 (104. évfolyam, 1-6. szám)
1999 / 1. szám - Várhegyi Ákos: Az informatikai fejlődésének áttekintése a Magyar Szabadalmi Hivatalban
30 Várhegyi Ákos Levelezés Az intézkedések jelentős többsége az ügyféllel folytatott levelezéssel jár, ennek szerkesztési, nyomtatási funkcióit biztosítja ez a modul (a levelek kinyomtatása valójában automatikus folyamat, a felhasználó feladata a megfelelő adattartalom létrehozása után a kijelölés nyomtatásra). Postázás A levelek postázása során - levélkód alapján - szükség esetén automatikusan nyomtatja a rendszer a tértivevényt, illetve annak visszaérkeztét ugyancsak vonalkód leolvasása alapján veszi tudomásul. Nyilvántartás Az elektronikus lajstrom biztosítása, illetve a lajstromív nyomtatása a feladata a modulnak; további feladat a fenntartási (megújítási) díjak kezelése és ezzel, valamint az egyes ügyek intézkedéseivel összhangban az ügy státuszának a követése. Keresés A modul biztosítja az adatok visszakereshetőségét és szükség esetén kinyomtatását. Ide sorolható még többek között a védjegykutatást támogató programcsomag. Statisztika Az ENYV számos statisztikai funkciót biztosít, amelyek jelentős része meghatározott időpontban automatikusan generálódik, míg mások felhasználói igény esetén állíthatók elő. Automatikus folyamatok Igen sok manuális beavatkozást nem igénylő feladatot batch üzemmódban hajt végre a rendszer, amelyek lefutását bizonyos státuszjelzők vezérlik. A legtipikusabb ezek közül a levelek (okiratok, adatlapok, lajtromívek, etikettek) nyomtatása, de ide sorolandók a konzisztencia-karbantartás feladatai, a díjak könyvelése, listák, statisztikák, egyéb exportok képzése és nyomtatása. Tapasztalatok A végeredmény ismeretében megállapítható, hogy az eredeti célkitűzésnek megfelelően sikerült létrehozni a különböző bejelentéstípusok kezelésére alkalmas egységes ügyviteli és nyilvántartó rendszert. A rendszer alakítása és működtetetése akkor vált elfogadhatóan hatékonnyá, amikor 1995-től az érintett szervezetek folyamatos, konstruktív együttműködése mind formális, mind informális csatornákon megvalósult, a kényszerű bevezetés frusztráló érzetét a rutinszerű használat során a rendszer nyújtotta automatizmusok biztosította kényelem érzete váltotta fel. Az ENYV fejlesztése során két alkalommal kínálkozott külső fejlesztésű rendszer átvételének lehetősége ügyviteli feladatok megoldására, amelyek alkalmazásának lehetőségeit - a belső fejlesztésű ENYV helyett, illetve mellett - a Hivatal tanulmányozta és komolyan fontolóra vette. Mindkét rendszer gondozója az Európai Szabadalmi Hivatal volt: a FileNet rendszer az EPO belső ügyviteli rendszerének egy korai - eszközökben igen nagy értékű - megoldása volt, valamint a Common Software, amelyet az EPO koordinációja mellett több, számítógépes ügyviteli rendszerrel nem rendelkező kelet-európai ország közös részvételével és igényei alapján dolgoztak ki. Mindkettő alapos vizsgálata során az ENYV további fejlesztése mellett tette le a Hivatal a voksot. A rendszer rugalmasságát bizonyítja a szabadalmi területen 1996-ban, védjegy területen 1997-ben hatályba lépett új törvényi szabályozás következtében változó ügyviteli rend zökkenőmentes megoldása. A feladat komplexitását fokozta, hogy az átmeneti rendelkezések és ajogfolytonosság következményeként a két törvényi környezet megkívánta követelményeket egymással párhuzamosan kell egy rendszerbe integráltan biztosítani. Az alapvető oltalmi formáknak megfelelő ügyvitel mellett további speciális feladatot jelentett a pipeline ügyek, a PCT-bejelentések nemzeti szakaszba léptetése, a nemzetközi védjegyek ügyintézése. A felsorolt feladatok egységes rendszerbe integrálását az említett külső fejlesztésű rendszerek nem biztosították volna. Az egységes nyilvántartási és ügyviteli rendszer kialakításának legfőbb eredménye, hogy a „kulcs”, amely korábban a nyomdában volt, mára a rendszer valamennyi felhasználójának a kezébe került: mindenki felelősséggel tartozik a rendszer adattartalmáért. És ami ennek természetes velejárója: a Hivatal által termelt információk minden eleme rendelkezésre áll elektronikus formában. Végszó A Hivatal az elmúlt évtizedben az informatizálás területén - csakúgy mint más területeken - az európai élvonalban haladt. Nem lehet kisebb célunk, mint hogy ezt a helyet a továbbiakban megőrizzük. A feladat első közelítésben nem tűnik nehéznek, hiszen nem a sokkal súlyosabb kihívást jelentő felzárkózással kell küszködnünk; ugyanakkor mégis súlyos feladatokat ró ránk egyrészt az informatikai lehetőségek robbanásszerű fejlődése, másrészt az a tény, hogy - megítélésem szerint - újabb korszakhatár előtt állunk: a rendelkezésünkre álló és alkalmazásra váró informatikai eszközpark valamint az elért eredményeink - és itt elsősorban az intellektuális fejlődésre utalok - köteleznek minket arra, hogy az eddigiekben kialakított informatikai részrendszereket hatékonyan működő komplex egységgé alakítsuk. A cél elérése csakis rajtunk múlik, amenynyiben a helyzetünkkel való elégedettségből fakadó elkényelmesedés veszélyét el tudjuk kerülni. A sikert még valami veszélyeztetheti: ha a napi aprómunkák részleteiben elmerülve nem szabadítunk fel erőforrásokat az átgondoltabb és összehangoltabb munkára, ami az adott területen is az igazi sikerek kulcsa. Végezetül foglaljuk össze-kissé általánosítva-legfontosabb eredményeinket.- Az egyik legfontosabb eredményünk, ami minden további lépés alapja, hogy mára a Hivatal gondjaira bízott információ valamennyi elemét elektronikus formában kezeljük.- A hivatali munkakultúra alapvető és magától értetődő szerves eleme lett a számítástechnikai eszközök használata.- Kialakultak az informatikai és folyamatszervezési (ami esetünkben gyakorlatilag ugyanazt jelenti, hiszen a Hivatal „termelő tevékenységének” meghatározó eleme éppen az adatok információvá konvertálása) szemlélet olyan csírái, amelyek a továbblépést lehetővé teszik.
