Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

hez, s ennek segítségével már ki tudjuk emelni az iratot, legyen bár irattári jel szerint, vagy iktatószám rendben. - Ugyanakkor a segédletek gyakori hiánya arra ösztönöz, hogy használjuk az irattári jelek rendszerét, amely tárgyi eligazítást ad a sorszámok sematikus időrendjével ellentétben, s lehetővé teszi a visszakeresés szűkítését egy irattári jelbe sorolt iratokra. - A döntéshez még egy szempontot tanácsos figyelembe venni. A tanácsi korszak még önkormányzati kezelésben lévő iratainak egy része elektronikus iktató kíséretében érkezik a levéltárba, olyan programokkal, amelyek magukon hordozzák a számítógép alkalmazásának minden gyermekbetegségét és a legritkább esetben készültek levéltáros szakmai elvek figyelembe vételével. Ez azt jelenti a levéltárak számára a gyakorlatban, hogy segédlet nélküli iratokat veszünk át. S ha ez így van, a rendezési gyakorlatunkat a napi munka szempontjai határozzák meg, azaz a rendezésünk alapja a tárgyi csoportosítást tükröző irattári jel lesz. Az irattári jel szerinti rendezés melletti döntés nem oldott meg minden problémát, gondot okoznak még a jeleket alkalmazó előadók, iratkezelők meghatározásainak bizonytalanságai, hiányosságai, és a természetes emberi tévedés lehetősége. Ezeket a rendet zavaró tényezőket nehezen tudjuk kiküszöbölni, csak csökkenteni tudjuk azzal, hogy az irattári jel összetevőiből rendezési alapként a legoptimálisabbat választjuk ki. Elsőként kiiktathatjuk a rendezési elvek sorából a selejtezési kódjelet, ugyanis - elméletileg - valamennyi levéltárba került iratanyagunk 0-s. Ezek után arról kell döntenünk, hogy az ágazati betűjel, vagy az ügykörszám legyen az elsődleges meghatározó a rendezésben. A tanácsi ellenőrzést végző levéltárosok tapasztalatból tudják, hogy az ágazati betűjel alkalmazása nem egy letisztult, következetes rendszer szerint történt, meghatározó rendezési elvként így nem célszerű alkalmazni. A községi tanácsok például minden iratra egységesen alkalmazták a titkársági „U" betűjelet. Az ágazati betűjellel ellentétben az ügykör száma az ügyirat tényleges tárgya szerint lett meghatározva, egy központilag használt utasítás alapján, így kevesebb egyéni változóval találkozunk. A legoptimálisabb rend a fentieknek megfelelően; évenként, ezen belül az ügykörszámok növekvő rendjében, ezen belül az iktatószámok rendjében. Az irattári jel szerinti rendezésnek van még egy sarkalatos problémája, nevezetesen, hogy a központi utasítás hiányait a tanácsok új irattári jel kreálásával küszöbölték ki, ehhez sokszor a 20-as vegyes ügykört használták. Az így keletkezett vegyes ügykör problémája nem megoldhatatlan, hiszen ezeket a pótlólagos irattári jeleket sokszor éveken át, következetesen használták, így tárgyuk rögzítése a raktárjegyzékekben megoldja a gondot.