Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

Segédletkészítés A tanácsi iratok segédleteltsége az ideális állapot szerint az egykorú iktató és mutatókönyvek mellett a levéltárban készült raktárjegyzékeket, esetleg áttekintő raktárjegyzékeket, repertóriumokat jelenti. Ideális állapotban ez elegendő is, az iktató és mutatókönyv az ügyirat rendszerbeli helyét határozza meg számunkra, s ennek raktári helyét a raktárjegyzék rögzíti a doboz és a kötet, mint a legkisebb raktári egység szintjén. Megszoktuk már, hogy a tanácsi iratok dobozain évszámot és -tói -ig iktatószámot tartunk nyilván, s a kötetek egyéni azonosítóinak meghatározása sem okoz gondot senkinek. Az ideális állapot azonban nem mindig jellemző, s ezekben az esetekben is gondoskodnunk kell a kutathatóságról segédletek pótlásával vagy új segédletek készítésével. Az elsősorban használható, irattárból beszállított, egykorú iktató és mutatókönyvekkel is van gondunk, kezdve azzal, hogy a fizikai állapotuk helyreállítása pénz és időigényes, s a kötetek nagy része, mivel készen vásárolták, üresen foglalja az értékes raktári helyet. A tartalommal is akadnak problémák. A régi időkben olyan ellenőrzési hatalmunk volt, hogy a segédkönyvek karbantartását el tudtuk érni, piros ceruzás bejegyzések utaltak darabszinten a levéltári átadásra. Nem hiszem, hogy ez még ma is végrehajtható gyakorlat. Ennek hiányában álságos segédletekkel dolgozunk, amelyek nem rögzítik sem a selejtezést, sem a levéltári anyagot. A másik probléma 1973 után, hogy az iktatókönyvekben benne vannak az általunk át nem vett 5-6 kódjelű iratok, így a két őrző intézmény az irattár és levéltár - közül az egyik segédlet nélkül marad. A fővárosi kerületi átvételeknél nem sikerült megnyugtatóan megoldani ezt a problémát. A beszállításkor elhoztuk a segédkönyveket, ennek eredményeként a levéltárban kellett az előzményeket keresnünk, az iktatók telefonon érkező kérésére. Ennek a tarthatatlan állapotnak a megoldására jelenleg másoltatjuk a segédkönyveket. Tudomásom van olyan megyei levéltárról, ahová ennek a problémának a megoldására beszállították az 5-ös, 6-os kódjelű iratokat, véleményem szerint ez az út nem járható, ellenkezik a levéltári törvénnyel. Nehéz szakmai elméleti és gyakorlati munka vár ránk, hogy a következő átvételig kidolgozzuk a mindkét fél számára kielégítő eljárást. Tovább nehezíti a helyzetet, hogy a következő beszállításkor megérkeznek a levéltárakba az első elektronikus iktatókönyvek is. Legalapvetőbb gondunk a fentiek ellenére az egykorú iktató és mutatókönyvek hiánya. Ezek pótlása, mióta tanácsi irat keletkezik, azóta foglalkoztatja a szakmai közvéleményt. Sajnos az „új LÜSZ" ezzel a kérdéssel egyáltalában nem foglalkozik. A levéltárakban elsőként a mutatók pótlását, mint legegyszerűbb műveletet kezdtük el, s az iktatók pótlására nem is gondoltunk (talán még ma sem gondolunk). A mutatók pótlása igen fáradtságos, de eredményes munka volt és maradt mind a mai napig, bár tömeges készítésükre - időigényes volta miatt - nemigen gondolhatunk. A mutatók pótlása mellett nagyon elterjedt az iratjegyzék készítése, főként olyan esetekben, amikor a segédlet hiánya csak részleges volt; egy-egy évet, vagy osztályt érintett. Ezek a pótlólagos iratjegy-