Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

kar, így eredeti rendje bizonyos szinten önmutatós lesz, visszakeresése segédlet hiányában is egyszerűbb, mint a sorszámos rendszerben. 1952-1956. A korszak csoportszámos rendszere a rendezési munka szempontjából hasonló gondokat jelent, bár az iratkezelési rendszer más elvekre épült. Ez esetben is az eredeti rendszer visszaállítását tartjuk szem előtt, az egykorú segédletek hiánya ellenére is. 1957-1973. 1957 után az elődeink úgy érezhették, hogy nyugvópontra jutott az iktatás, minden szinten tért hódított - némi központi utasítással megerősítve - a sorszámos és alszámos iktatás, az ügyirat kialakítására törekvés. A rendezési munka ebben a korszakban egyszerű, a rendszer világos, könnyen visszakereshető - ha van segédlete - de ha nincs, ennek az iratanyagnak a visszakeresése minden levéltáros rémálma. A rendezésünk gyakorlata az évek, iktatószámok, alszámok sorrendet követi. A középszinten általában az ügyiratot jelentő iktatószámnál, darabszinten az alszámnál és a mellékletek idő-, vagy tárgyi rendjénél húzzuk meg a rendezési szint határát. 1974-1990. A tanácsi iratok történetében és rendezésében a következő állomás 1973, amikor a sorszámos és alszámos iktatószám mellé rendeltek egy irattári tételszámot is, az irattári jelet. Ennek az iratcsoportnak a rendezésénél ismét két táborra szakadt a levéltáros társadalom. A kérdés az, hogy az iktatószám rendet, vagy az irattári rendet tekintjük-e a rendezés alapjául. Mindkét módszernek vannak jó és rossz oldalai is. A szakmai vitákat - mint a selejtezés esetébensürgősen le kellene zárnunk, mivel a tanácsi iratok lezárt fondként végleg levéltárba kerülnek, s azzal minden levéltáros egyetért, hogy a rendezés és átrendezés kérdésében a teljes tanácsi korszakra egységes elveket célszerű és kell kialakítani. Ehhez a döntéshez először is számba kell vennünk mindkét módszer előnyeit és hátrányait, s nem utolsó sorban a rendezés végeredményének kutathatóságát. A szakmai vitához Budapest Főváros Levéltárának gyakorlata alapján néhány megjegyzést szeretnék hozzáfűzni. - A napi levéltári munkában a keresést a mutatókönyvek segítségével kezdjük. A mutatókönyvekben a tételszámok feljegyzése csak esetleges, miután az erre vonatkozó utasítás kimaradt az iratkezelési szabályzatból és csak a levéltárosok kezdték el helyszíni ellenőrzéseik során szorgalmazni. Az irattári jel mutatókönyvi hiánya azonban nem eldöntő érv, mivel a mutatókönyv használata önmagában nem elegendő a kiemeléshez, szükségünk van az iktatókönyvek kezelési feljegyzések rovatára is, a csatolások miatt. Az iktatókönyv használatával eljutunk az ott feljegyzett irattári jel-