Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)
Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben
Kényszerűségből is alkalmazzuk a tárgyi átrendezést, amikor az iratanyaggal szerves egységben megjelennek a számnélküli külön csomók. 9 A számnélküli külön csomók jelentőségére az egyik fővárosi kerület irattárát említeném példaként, ahol az iratátvételt megelőző ellenőrzés során az egyik eldugott zugban találtuk az alábbi számnélküli dobozolatlan csomókat: - jegyzőkönyvek előterjesztésekkel együtt, - mérlegek, tervek, beszámolók, - disszidens ügyek, - a helyi sajtó példányai az 50-es évekből, - tanácsi vállalatok vizsgálati anyagai, - tagosítási iratok, persze volt közötte szabálysértés 1950-től napjainkig szépen sorba szedve. A felsorolásból világosan megállapítható, hogy ezeknél az iratoknál - azonnali levéltári beszállításuk után - a jól bevált szakmai gyakorlatot követtük; a fondon belül az iktatószámos iratsorozatot követi a számnélküli iratok tárgyi és időrendi alapon rendezett sorozata. Sorra véve az egyes iratkezelési korszakok rendezésének módszereit, érdemes néhány sajátosságot kiemelni. 1950-1951. A röviden csak „Botárnak" nevezett rendszer mai levéltáros szemmel nézve, igen jó gondolat volt, csak kivitelezhetetlen. Ha elfogulatlanul vizsgáljuk, felismerhetjük benne az irattári jel ősét. A Botár-korszak iratainak rendezését ma a levéltárakban kétféle gyakorlat alapján végzik el. Az egyik módszer a Botárrendszer eredeti tagolását veszi alapul s az l-es rendszám után a 11 l-es és az 111 l-es számokat rendezik be, így biztosítva a tárgyi összetartozást. A másik módszer szerint a rendszámot sorszámonként értelmezve az l-es után a 2-3-4 következik, s a 111 csak a sorszám szerinti helyére kerül, felborítva ezzel a rendszer tárgyi alapját. Magam részéről az első módszer híve vagyok, s ezt tanítják a Magyar Országos Levéltár szaktanfolyamain is. A sorszámos rendszer mellett egyetlen érv szólhat; ha hiányoznak a segédletek, a sorszámot könnyebben értelmezhetjük. Ez azonban hamis érv, hiszen a rendszám tárgyi rendet ta9 Budapest Főváros Levéltárában a raktári állványok mobilizálásával kerületenként maximum 50 ifm irat beszállítására nyílt lehetőségünk az 1964-1984 közötti időszakból. Ez a korszak két selejtezési ügykörjegyzék hatálya alá esik: 1964-1974 között darabszinten kell selejtezni az 1/1960 KE. számú utasítás alapján, és 1974-1984 között tételszinten a 8/1973. MTTH. számú utasítás alapján. Abban a kényszerhelyzetben voltunk, hogy a nem selejtezhető tételeket nem mind tudtuk átvenni, ezért készítettünk egy átvételi minimum jegyzéket. A jegyzék összeállításánál az önkormányzati irattári terv határidő nélküli jelzéseit vettük alapul, hogy az ügyvitelben még szükséges és használatos iratok továbbra is az irattárban maradjanak. így maradt például továbbra is az irattárakban az anyakönyvi, a gyámügyi, az iparügyi és az építési iratanyag. A minimum jegyzék alapján történő átvétel az irattárak csomónkénti és kötetenkénti átnézésével volt csak megvalósítható, így a felmérésünk nem tekinthető szokványos irattár ellenőrzésnek.
