Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

retein belül nem kívánok vitába bocsátkozni, csak leszögezem, hogy ellene vagyok az egy tanács, egy fond rendszernek. Legfontosabbnak azt tartom, hogy a kutató számára megőrizzük és leképezzük a rendszerben az eredeti struktúrát, s ezt a feladatot nem tölti be az összevonás. A kutató számára átláthatatlan raktárjegyzék képződik, amihez hozzá kell számítani az irattárakból előkerült, számnélküli külön csomókat. Mondhatnánk, hogy majd a számítógép nyilvántartja az összefüggéseket, de úgy gondolom, hogy egyelőre még fontos a fizikai megjelenítés, mert a levéltárost lehet számítógépre szoktatni, vagy kényszeríteni, de a kutatót nem, sok évig marad még elsődleges a kutatótermi papíralapú jegyzék. A következő rendezési kérdés, hogy milyen legyen a rendezés szintje. Az új követelményrendszer alap-, közép-, és darabszintű rendezést határoz meg, kiemelve a középszintű rendezettség elsődlegességét. Ennek ellenére a tanácsi iratok esetében szeretnék érvelni a darabszint mellett. Visszautalnék arra, hogy a tanácsi iratokkal kapcsolatban a levéltáraknak igen fontos iratvédelmi feladatuk is van, amit csak selejtezett és darabszinten rendezett iratokkal lehet elvégezni. Bár az „új LÜSZ" a darabszintíi rendezésnél nem mondja ki a kötelező paginálást, a mikrofilmezés illetve bármilyen technikával történő másolat készítése e nélkül elképzelhetetlen. A mikrofilmezésre történő előkészítésről igen jó munkautasítás van, használjuk azt már a rendezésnél, s ezzel időt takarítunk meg. A rendezés szintjétől függetlenül alapvető szempontunk mindig az egykorú irattári rend helyreállítása volt, és az jelenleg is. A levéltári szakmai felfogás szerint ezt az elvet azért tekintjük elsődlegesnek, mert az irattári rendhez készültek a segédletek. A fővárosban akkor is helyreállítjuk a rendet, ha a segédletek nem kerültek a levéltárba, vagy valamilyen oknál fogva nem használhatók. Az egykorú irattári rendet mi az információ értéke miatt állítjuk helyre, az ügyintézésről ugyanis a kutató csak az iratkezeléssel szerves egységben kap kielégítő információt. Természetesen mi is ismerjük, és megfelelő esetekben alkalmazzuk is az átrendezést. Egy gyakran előforduló példát érdemes megemlíteni. Valamennyi korszakban előfordulnak olyan iratcsoportok, amelyek valamely személyhez kötődnek, de az egykorú iratkezelésben a sorszámon belüli rendjük alapja nem a legegyszerűbben visszakereshető ábécé-rend. Ilyen esetekben mesterségesen felállítjuk az ábécé-rendet. Ezt a módszert a kárpótlási korszak alatt kezdtük alkalmazni, s mára már bevett gyakorlattá vált. így rendeztük az 1956 előtti iparengedélyeket és iparmegszüntetéseket, valamint a telephely ügyeket.