Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
510 ■ 5. Levéltártan tatott fondjegyzékek a kézirat lezárásakor fennálló állapotot tükrözik, míg az egyre inkább terjedő elektronikus fondjegyzékek naprakész adatbázissal szolgálnak. A területi/önkormányzati levéltárak az említett 1962-es és többször módosított szerkesztési alapelvek szerint elkészített fondjegyzékeiket 1963-tól folyamatosan jelentették meg, illetve időszakonként újabb kiadások látnak napvilágot, amelyek a gyarapodást is tartalmazzák. A fondjegyzékek adatai: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme, további tagozódás esetén az állag törzsszáma, címe, évköre, terjedelme. Az anyag őrzési rendjét tükröző alapszintű segédlet a kutatók számára elsődleges eligazítást jelent abban, hogy egy-egy levéltárban milyen anyagot őriznek. Ahogy erről a rendezésnél már szó volt, a Magyar Országos Levéltár és a területi/önkormányzati levéltárak fondjegyzéke hűen tükrözi az anyagstruktúrák közötti különbséget. Míg a területi/önkormányzati levéltárak a fondfőcsoportba tagolás szerint mutatják be anyagukat, addig a Magyar Országos Levéltárban a szekciók szerinti rendben kezdődik az iratanyag (szekció, fond, állag hierarchiában), és csak az 1945 utáni fondok követik a fondfőcsoport-szerkezetet. A nemzeti levéltárban a szekciókat az ábécé nagybetűivel jelölik (A szekció = Magyar kancelláriai levéltár, B szekció = Erdélyi kancelláriai levéltár..., Z szekció = Gazdasági Levéltár), a szekción belüli törzsegységek 1-gyel kezdődő, növekvő számokat kaptak és kapnak. Törzsegységnek tekintendők az állagok és az állagtalan fondok. Állagokra tagolódó fondoknál a fond nem kap külön törzsszámot. A Magyar Országos Levéltár első fondjegyzéke 1959-ben jelent meg, az utolsó 1996-ban. Megjegyzendő, hogy az egyházi- és szaklevéltárak az 1970-es évektől szintén sajátos rendszerük szerint jelentetik meg fondjegyzékeiket. ■ Tervezési statisztika Ez az alapszintű segédlet belső használatra, egységes formanyomtatványra készül. Elsődleges rendeltetése az egyes intézmények hosszú távú rendezési, selejtezési és segédletkészítési feladatainak, azaz a levéltári feltáró munkának a meghatározása, illetve az éves tervek készítésekor a feladatmeghatározás segítése. Korábban a tervezési statisztika űrlapja alapján készült a KSH részére a kötelező éves jelentés. A napjainkban már elektronikusan kitöltendő jelentés az egyes levéltárak állományváltozását (gyarapodást, selejtezést), rendezettségét, segédlettel való ellátottságát adja meg. Valamennyi magyarországi levéltárban az éves beszámolók alapján készül, azaz minden évben a december 31-i állapotot rögzíti. • • Levéltári útmutató Tájékoztató jellegű, publikációs céllal készülő, alapszintű szintetikus segédlet egy levéltár őrizetében lévő valamennyi fondról. Adatai: a fond törzsszáma, címe, évköre, tárgya, terjedelme, levéltári tagolódása (állagai, sorozatai), levéltári rendszere, rendezettsége, selejtezettsége, segédletekkel való ellátottsága, kutatásának módja, publikáltsága, illetve a rá vonatkozó legfontosabb irodalom. Alapvető különbség az eddig tárgyalt segédletekhez képest, hogy itt megjelenik a fond tárgya, ami gyűjtemény jellegű fondok esetén a gyűjtő céljának/céljainak
