Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 507

A levéltár a bármilyen célból kikölcsönzött iratait kölcsönzési naplóban tartja nyilván. Ennek adatai:

♦ sorszám (évente 1-gyel kezdődő),

♦ a kölcsönzés időpontja,

♦ a kölcsönvevő szerv neve és postacíme,

♦ a kölcsönzés célja,

♦ a kölcsönzött iratanyag megnevezése, mennyisége,

♦ a kölcsönzés időtartama és az időtartam esetleges meghosszabbításai,

♦ a visszavétel időpontja,

♦ az iratanyag fizikai állapota,

♦ a kölcsönzésre vonatkozó levéltári ügyirat iktatószáma,

♦ megjegyzés.

A levéltárba ideiglenesen, például kölcsönzésre beérkezett, restaurálásra, mikrofilmezésre, vásárlásra, szakértői véleményezésre átvett iratanyagot átmeneti naplóban kell nyilvántartani, amelynek adatai:

♦ sorszám (évente 1-gyel kezdődő),

♦ az iratanyag levéltárba kerülésének időpontja,

♦ a beadó (kölcsönző) neve és postacíme,

♦ a levéltári anyag egyértelmű azonosításához szükséges adatok (az anyag címe, évköre, mennyisége, mérete stb.),

♦ az iratanyag fizikai állapota,

♦ az ideiglenes átvétel célja, az elvégzendő munka megjelölése,

♦ az iratanyag visszaadásának időpontja,

♦ a vonatkozó levéltári ügyirat iktatószáma.

A gyarapodási, fogyatéki és letéti naplóhoz hasonlóan a most ismertetett két napló esetében is alkalmazni kell azt az előírást, hogy a levéltár meghatalmazott munkatársa év végén lezárja, összesíti és aláírásával hitelesíti a naplót, illetőleg számítógépes program alkalmazása esetén a napló kinyomtatott lapjait.

5.2.4. Segédletek

Az alábbiakban a hagyományos segédleteket, illetve azok készítését fogjuk ismertetni. Tesszük ezt bizonyos kétségek között, mert az informatika térhódításával ezek a hagyományos segédletek egyre ritkábban keletkeznek papíron, jelennek meg kiadványként, és könnyen lehet, hogy pár évtizeden belül az elmúlt korok relikviáivá válnak. Természetesen a segédletek nem vesznek el, „csak” átalakulnak adatbázissá és rendszerré, ami minőségi változást jelent mind megjelenésben, mind funkcióban és szolgáltatásban. (Az elektronikus segédleteket, illetve általában a levéltári leírást a

7. fejezetben tárgyaljuk.) Mindazonáltal szükséges a hagyományos segédleteket is részletesen tárgyalnunk, mert egyrészt rengeteg ilyen segédeszköz van a birtokunkban, másrészt egy ideig biztosan készülnek még ilyenek a levéltárakban.