Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

508 • 5. Levéltártan

A levéltári segédletek a levéltári anyaghoz tartozó, a levéltárban készülő dokumentumok, amelyeknek célja egyfelől a levéltári anyag nyilvántartása, ezen keresztül védelme, megőrzése; másfelől a tájékoztatás, a levéltárban őrzött anyag feltárása, kutathatóvá tétele. Amint azt fentebb említettük, a levéltári gyakorlatban nem különülnek el élesen egyes nyilvántartások és segédletek. Vannak olyanok, amelyeknél szinte teljes az egybeesés, ilyenek például a raktári jegyzékek, különösen az áttekintő raktári jegyzék. A számítógépes nyilvántartásoknál (lásd a 7.5. alfejezetet) már teljes az integráció, és jogosultság kérdése, hogy a használó ugyanabból az adatbázisból mit lát és használ, nyilvántartást-e, vagy segédletet. A segédletek funkciója tehát kettős: a megőrző és tájékoztató szerepet a segédletfajták többsége egyszerre képes betölteni.

A segédletkészítés a levéltári munka egyik legfontosabb fajtája. A levéltári segédleteket különböző szempontok szerint csoportosíthatjuk, azonban meg kell jegyeznünk, hogy ezek a felosztások általában elméletiek, a gyakorlatban az egyes segédlettípusok nem mindig különülnek el egymástól.

A levéltári segédleteket - Ember Győző klasszikus rendszerét követve - a következő szempontok szerint lehet felosztani:

1. Tematikai alapon a levéltári segédleteket két fő osztályba soroljuk:

♦ általános segédletek

♦ speciális vagy tematikus segédletek

Az általános levéltári segédletek egy adott levéltári anyag részeit egytől egyig, válogatás, kihagyás nélkül írják le. A levéltári segédletek legtöbbször általánosak, egy nagyobb vagy kisebb irategyüttesből indulnak ki (teljes levéltári anyag, fond- csoport, fond, állag), és általánosan tárják fel és tartják nyilván az adatokat. Ezek jobban szolgálják az iratok védelmét, mint azok, amelyek rendszere eltér a levéltári anyagétól. A tematikus segédletek egy speciális témából indulnak ki. Azt tárják fel, hogy e témából hol, milyen levéltári anyag található.

2. A levéltári segédletek rendszerük alapján lehetnek:

♦ azonosak a levéltári anyag rendszerével (leltárak)

♦ eltérőek a levéltári anyag rendszerétől (mutatók)

Ela a segédletek azonosak a levéltári anyag rendszerével, akkor az iratok egyes részeit abban a sorrendben írják le, amelyben a részek a rendszerben egymás után következnek, ez általában a levéltári jelzetek rendjének felel meg. Ezek a segédletek a leltárak. A levéltári anyagtól eltérő jellegű segédletek a rendszertől és jelzetektől függetlenül csoportosítják a dokumentumokat. Ezek a mutatók.

3. A levéltári segédleteket módszerük alapján is csoportosíthatjuk. Ez alapján szintetikus és analitikus segédletekről beszélhetünk.

♦ A szintetikus segédletek összefoglaló adatokat nyújtanak az általuk leírt levéltári egységről. Céljuk az átfogó, gyors tájékoztatás.

♦ Az analitikus segédletek részletesen ismertetnek egy anyagrészt, így a tudományos igényeket elégítik ki elsősorban.

4. A segédleteket formájuk szerint is osztályozhatjuk.

♦ A kötött formájú segédletek véglegesen lezártak, ha hagyományos formában készülnek, akkor ív formájúak. Ezek általában a leltárak.