Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

498 ■ 5. Levéltártan

kezdve készítettek leltárakat, vagyis lajstromokat és elenchusokat, de egészen a

XX. század közepéig váratott magára egy olyan nyilvántartási célzatú segédlet megvalósítása, amely egységesített adattartalommal készült, és egy levéltári intézmény vagy az ország teljes levéltári anyagára kiterjedt volna. 1949-ben született meg a döntés arról, hogy a Magyar Országos Levéltár - a mintegy másfél évtizedre visszatekintő tervezgetések után - az egész iratállományáról alapleltárt készítsen. A következő években a centralizált magyar levéltári rendszer valamennyi levéltárában és a fontosabb egyházi levéltárakban is elvégezték az alapleltározási munkákat, így az 1950-es években először állt rendelkezésre a magyar levéltári anyag egységes szempontú felmérése és nyilvántartása (vö. az 5.2.4.1. ponttal).

Az 1960-as években gyakorlatilag abbamaradt az alapleltárak karbantartása, mert a fondrendszerre való áttérés után olyan, nyilvántartási célokat is szolgáló segédletek nyertek teret, amelyek feleslegessé tették a további alkalmazásukat. Ekkor készültek el az első fond- és állagjegyzékek, raktári jegyzékek, és rendszeresítették a Mohács előtti oklevelek törzskönyvét azokban az intézményekben, ahol őriztek ilyen iratokat. Az 1969-1971. évi levéltári jogszabályalkotás volt az első hazánkban, amely jogi rendszerbe foglalta a levéltári nyilvántartásokat. Az 1969. évi 27. tvr. 6. §-ának b) pontjában előírták a levéltárak számára, hogy a levéltári anyag fennmaradásának és megőrzésének biztosítása, valamint a levéltári munkák tervezésének megkönnyítése érdekében nyilvántartásokat vezessenek. A 130/1971. (MK 10.) MM utasítással kiadott Levéltárak Ügyviteli Szabályzata (LÜSZ) kötelező érvénnyel meghatározta, hogy a levéltárakban milyen nyilvántartásokat kell rendszeresíteni. Ekkortól érvényesült teljességében az a szemlélet is, hogy a levéltáraknak a levéltári anyagot a keletkezésüktől kezdve figyelemmel kell kísérniük, vagyis a még iratképző szerveknél lévő, de majd levéltárba kerülő iratanyagról is levéltári nyilvántartást szükséges vezetni. Összesen 12-féle nyilvántartás vezetését rendelték el. Ezek három fő csoportba oszthatóak:

♦ az iratkezelés rendjének és az iratselejtezések ellenőrzését elrendelő jogszabályi kötelezettség megfelelő érvényesülése érdekében a levéltárba még nem került, de illetékességébe tartozó iratképző szervek irattárában lévő levéltári anyagra vonatkozó nyilvántartások;

♦ a levéltári megőrzésre átvett, valamint a levéltárból véglegesen kikerült levéltári anyagra, és

♦ az átmenetileg a levéltárba adott, illetve onnan kikölcsönzött iratokra vonatkozó nyilvántartások.

A LÜSZ ugyanakkor azt is megengedte, hogy levéltári nyilvántartásnak felhasználják a levéltári segédletek egyes olyan fajtáit is, amelyek a nyilvántartással szemben az 1969. évi 27. tvr.-ben támasztott, fent idézett igények kielégítésére alkalmasak.

Az első csoportba a szervnyilvántartási lap, a fondtörzslap, a külső fonddosszié és a védett levéltári anyag törzskönyve tartozott.

A szervnyilvántartási lapok a levéltár illetékességi körébe tartozó levéltári anyagot, azaz történeti értékű iratokat létrehozó szervekről készültek. Valamennyi szervről külön lapot kellett nyitni, és azon a következő adatokat feltüntetni: a szerv