Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 499 neve, postacíme, a szerv levéltári anyagát összetevő fondok törzsszáma és a végzett levéltári ellenőrzések időpontja. A szervek irattárában lévő levéltári anyag minden egyes fondjáról törzslap vezetését írták elő, amely kötelezően a következő adatok rögzítésére szolgált: törzsszám, a fondképző neve, alakulásának ideje, felügyeleti szervének neve, jogelődei és azok megszűnésének ideje, saját és jogelőd szervei iratainak mennyisége és évköre, a végzett selejtezések időpontja és a selejtezés alá vont iratok évköre, az alkalmazott iratkezelés rendszere, fajtánként a speciális levéltári anyag (kép- és hangfelvétel, gépi adatfeldolgozás adathordozói) évköre és mennyisége, az irattári helyiség elhelyezése, befogadóképessége és állapota, az irattárat kezelő és az iratkezelésért felelős dolgozó neve. A törzslapot a külső fonddossziéban helyezték el. Külső fonddossziét kellett nyitni a még szerveknél őrzött valamennyi fondról. Ebbe kerültek a fonddal kapcsolatos levéltári ellenőrzések során keletkezett iratok és a fond törzslapja. A fond iratainak levéltárba kerülését követően az átvett iratanyagra vonatkozó dokumentumokat a (belső) fonddossziéba helyezték át. A védett levéltári anyagok törzskönyvében a személyi tulajdonban lévő védetté nyilvánított iratok tulajdonosainak, birtokosainak neve, postacíme, az iratok őrzési helye, az iratanyag leírása és az állapotára vonatkozó adatok szerepeltek. A második csoportba az alábbi nyilvántartások tartoztak. A növedéki vagy gyarapodási napló szolgált a levéltárba végleg beérkezett iratok rögzítésére. A kötet formátumú nyilvántartásba évente 1-gyel kezdődő sorszámmal, a beérkezés sorrendjében jegyezték be az adott gyarapodásra vonatkozó adatokat: a beérkezés keltét, az átadó nevét és postacímét, az átvétel jogcímét, a kapcsolatos ügyirat számát, az átvett anyag megnevezését, évkörét és folyóméterben (esetleg darabszámban) megadott terjedelmét. Utólag az illető törzsszámot is be kellett írni a naplóba. A letéti napló a levéltár által megőrzésre átvett letétekre vonatkozó, a gyarapodási napló esetében ismertetett adatokat tartalmazta, kiegészítve a letéti idő lejártának rögzítésével. A törzskönyv tartósan bekötött, oldalszámozott kötet volt, és a következők bejegyzésére szolgált: az egyes fondok törzsszáma, címe, évköre, terjedelme (folyóméterben és a raktári egységek számában, esetleg darabban); letét esetén az erre való utalással. Be kellett jegyezni az iratokra elrendelt kutatási korlátozás tényét is. Természetesen a törzskönyv felvétele utáni gyarapodásokat is bejegyezték a megfelelő fondhoz. A fonddossziékban helyezték el az egyes fondokra vonatkozó különböző dokumentumokat. Ezekbe kerültek például a feldolgozás során készült belső feljegyzések, a segédletek és egyes nyilvántartások egy-egy hitelesített példánya, valamint az irattárakból beszállított anyagokra vonatkozó, addig a külső fonddossziéban fekvő iratok. A raktári jegyzékek funkciója az egyes fondok és az azon belüli állagok raktári egységeinek (csomó, kötet, doboz, téka, dosszié stb.) nyilvántartása. A jegyzék a fondon, állagon belüli egyes raktári egységeket a fond, állag szerkezetének megfe
