Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 497 A selejtezés során végig tekintettel kell lenni a selejtezni kívánt iratanyagok szakszerű elkülönítésére. A selejtezés befejezése után, illetve amennyiben a felhalmozódott selejtanyag tárolása már helyhiányt okoz, kerülhet sor az iratanyag tényleges kiselejtezésére. Az eljárás végén selejtezési jegyzőkönyet kell felvenni, amelynek az alábbi adatokat kell tartalmaznia: ♦ a selejtezés alá vont teljes iratanyag megnevezése, törzsszáma vagy jelzete, évköre és terjedelme, ♦ a ténylegesen selejtezés alá vont iratanyag évköre és terjedelme, ♦ a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, selejtezési terv vagy selejtezési ügykör- jegyzék, selejtezési ajánlás, ♦ a selejtezett tárgyi vagy formai csoportok címei, ♦ a selejtezést végzők neve, ♦ a selejtezésért felelős levéltáros (ok) neve, ♦ selejtezés időpontja, ♦ a selejtezett anyag mennyisége, ♦ selejtezés alá vont iratanyag selejtezés utáni évkör- és terjedelmi adatai. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjainak aláírásával kell felterjeszteni a szakfelügyelet útján a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez, amelynek jóváhagyása után kerülhet sor az iratanyag fizikai megsemmisítésére (zúzdában, ellenőrzött módon). 5.2.3. Nyilvántartások ■ lakos János A levéltárak alapvető érdeke, hitelességük garanciája, hogy lehetőleg pontosan tudják, milyen levéltári anyag van a birtokukban. Nem véletlen tehát, hogy régóta törekednek irataik leltározására, azaz egyfajta nyilvántartására, így már a korábbi évszázadokban lajstromba vették azokat, elenchusokat készítettek hozzájuk. A levéltári szakirodalom mind a mai napig bizonytalan abban a kérdésben, hogy mi is tekinthető levéltári nyilvántartásnak. Még mai hatályos jogszabály sem sorolja teljesen külön kategóriába, hanem a segédletek közé tartozónak, azok egyik fajtájának tekinti a levéltári nyilvántartásokat. Olyan megkülönböztetés azonban létezik, amely az elsődlegesen belső használatra szánt, az iratok biztonságos megőrzését szolgáló segédleteket nyilvántartási segédleteknek vagy egyszerűen nyilvántartásoknak, míg a főleg levéltár-használói tájékoztatásra hivatottakat tájékoztatási segédleteknek nevezi. Valójában nem volt és napjainkban sincs éles határvonal: a levéltári anyag rendszerét követő bármelyik segédlet (lajstrom, leltár, majd később a fond- és állagjegyzék stb.) nyilvántartásnak minősülhetett, attól függetlenül, hogy a kutatók is abból tájékozódnak. Ellenben a levéltári anyag rendszerétől eltérő rendszerű segédletek (ilyenek a különböző indexek, mutatók) nem minősültek és ma sem tekinthetők nyilvántartási segédletnek, illetve nyilvántartásnak. Magyarországon kisebb-nagyobb levéltári egységekhez ugyan a XVIII. századtól
