Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
488 ■ 5. Levéltártan azokon belül rendezett és ennek megfelelően levéltári jelzetekkel ellátott iratanyagot raktári egységekbe kell osztani. Raktári egységnek az iratanyag olyan, mennyiségileg meghatározott együttesét nevezzük, amelynek jellemzőit egyrészt a fizikai használat szempontjai, másrészt az adott raktározási feltételek határozzák meg. Raktári egység maga a raktár, azután az állvány vagy szekrény, majd annak polca, rekesze vagy fiókja, végül az a legkisebb iratmennyiség, amely ezeken belül felismerhetően elkülönülő tárolási egységet alkot: doboz, csomó, kötet stb. A rendezés után meg kell állapítani az anyag jellegétől, formájától és a raktári viszonyoktól függően azt a technikai formát (és annak méreteit), amely a kérdéses anyag, illetve egyes részeinek tárolására megfelelő. Hagyományos iratok esetében általában kétféle technikai forma között választhatunk: kötetek és dobozok között. Általában csak az eredetileg is bekötésre szánt, füzetes nyilvántartások, az ülésjegyzőkönyvek, ügyviteli és irattári segédkönyvek sorozatát köttetjük be. A hazai gyakorlatban évtizedekig általános volt a hevederrel és fedőlemezekkel összefogott iratcsomó, ma már azonban a portól jobban védő dobozokat használunk. Ezeknek azonban nagyobb a helyigényük, és bennük a penész is gyorsabban terjed (lásd a 6.5.3. pontot). A legkisebb raktári egységek kialakításának fázisát nevezik mintaállványozásnak. A raktári rend kialakításakor az iratok rendezés során kialakított szerkezetét tiszteletben kell tartani. Ennek megfelelően törekedni kell arra, hogy egy-egy levéltáron belül valamely fondfőcsoport fondcsoportjai (levéltárai), illetve fondjai bizonyos meghatározott raktártermekben mint legnagyobb raktári egységekben helyezkedjenek el, a fondok meghatározott állványokon, az állagok meghatározott polcokon foglaljanak helyet. Minden fondot külön raktári egységben kell elhelyezni, és az állagokat, sorozatokat is el kell választani egymástól. Kisebb levéltári egységeknél már elkerülhetetlen, hogy a levéltári és raktári egységek határai keresztezik egymást. Azonban itt is törekedni kell arra, hogy a levéltári anyag belső szerkezetét lehetőség szerint érvényre juttassuk. Az egyes raktári egységeket a fond vagy állag levéltári rendszerének megfelelően, tehát ideális sorrendben, fondonként, illetőleg állagonként újrakezdődő sorszámokkal kell jelölni, és ennek megfelelő raktári jelzetekkel kell ellátni. A raktári jelzet a raktári egység azonossági jele, a levéltári jelzetből, valamint a sorszámból (,,rakszám”-ból) áll. A jelzetet a raktári egységnek a polcon kifelé néző oldalára, tehát jól látható helyre kell felírni vagy felragasztani. Az egységek felállítása a raktárban a raktári jelzetek sorrendjében történik. Ettől csak a könnyebb kezelhetőség biztosítása vagy a raktári adottságok jobb kihasználása érdekében térhetünk el. Ilyenkor utalókartonokat alkalmazunk, illetve különféle nyilvántartásokban jelöljük az összetartozó raktári egységek helyét. Időről időre szükségessé válhat egy-egy raktár átrendezése, amikor az évek során beérkezett gyarapodások miatt túlságosan szétszórtan helyezkednek el egyes fondok, illetve jobb helykihasználásra törekszünk.
