Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 483 5.2.1.4. KÖZÉPSZINTŰ RENDEZÉS ■ RADICS KÁLMÁN A középszint azokat a levéltári szinteket jelenti, amelyeken közepes terjedelmű levéltári egységek helyezkednek el. Ezek a sorozat és a tétel. Az iratanyag középszintű rendezettsége azt jelenti, hogy kialakítjuk a fondok és állagok belső rendjét, vagyis a fondon és állagon belül elkülönítjük és csoportosítjuk vagy kialakítjuk a kisebb levéltári egységeket. Az iratanyag középszintű rendezettsége minden levéltár számára kötelezően előírt szint, amelynek elérése a következő rendezési módok szerint történhet: ♦ A fondképző által kialakított irattári rendszert változatlanul hagyjuk, illetőleg, ha az iratok rendje megbomlott, az eredeti rendszert állítjuk helyre. Ezt akkor tesszük, ha a fond anyaga az eredeti rendszerben a rendelkezésre álló segédletek alapján kutatható. A rend helyreállításához az irattári jelzetek és az irattári és ügyviteli segédletek adnak segítséget. ♦ A fond vagy az állag szerkezetét az eredeti rendszertől függetlenül, a fondképző feladatainak, funkcióinak figyelembevételével alakítjuk ki. Ez akkor válik szükségessé, ha a fondnak eredetileg semmiféle vagy (nagyobb fond és állag esetében) csak mechanikus (például idő-) rendje volt, és nem készült hozzá segédlet. ♦ A fond vagy az állag anyagát az iratok formai vagy tárgyi vonatkozásai alapján rendezzük. Ezt főként gyűjtemények esetében tesszük (például nyomtatványok időrendben, térképek terület szerint). A középszintű rendezés az egyes sorozatok elkülönítésével kezdődik. Mint a korábbiakban jeleztük, a sorozatok az állagon, ha nincs állag, akkor a fondon belüli, a tételnél, azaz a legkisebb tárgyi egységnél nagyobb levéltári egységek, amelyeket irattípusok szerint, időrendi vagy tárgyi alapon alakítanak ki, vagy alakultak ki. A sorozatok a magyarországi iratkezelésnek századokon át jellegzetes formái voltak. A központi kormányszerveknél például külön sorozatokban helyezték el és őrizték a tanács- ülési jegyzőkönyveket, az iktatókönyveket, az uralkodótól érkező leiratokat, a különböző szervektől és magánosoktól érkező beadványokat, a kiadványok fogalmazványait stb. Sorozatoknak tekintjük az ügyvitel során különböző módon iktatott iratokat és a hozzájuk készített különböző segédleteket is mint iratfajtákat. Például az 1950-1973 közötti tanácsi végrehajtó bizottsági iratoknál külön sorozatot alkotnak a közigazgatási rendszámos, a csoportszámos, majd 1957-től a sorszámos iratok és a hozzájuk tartozó segédkönyvek. Sorozatokat alkotnak részvénytársaságok iratainál a közgyűlési jegyzőkönyvek, igazgatótanácsi iratok, iktatott iratok, segédkönyvek, gyártmányok dokumentációi stb. A sorozatok kialakítása, illetve elkülönítése természetszerűleg az előző szintekhez hasonlóan címadással fejeződik be. A középszintű rendezés sorozatnál kisebb egysége a tétel. A tételek kialakítása történhet: ♦ az irattárba helyezéskor (például a XVIII. század végén a kormányszerveknél [kútfők], 1867 után a minisztériumoknál), ♦ az irat keletkezésekor (az 1949-1956 közötti iktatásnál, a jelenlegi, 1969 után általánossá vált iratkezelésben), ♦ levéltári (irattári) rendezés során.
