Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
484 ■ 5. Levéltártan Az iratok kútfők (tételszámok) szerinti csoportosítása az irattárakban - mint arról a korábbiakban szó volt - az 1780-as évektől vált általánossá. Az ily módon irattározott helytartótanácsi és kamarai iratanyagnál a középszintet az évek és ezen belül a kútfőszámok növekvő rendje jelenti. Az 1850-es években a hivatalos ügykezelési utasítás tárgyosztályai és alosztályai szintén középszintű tárgyi egységek. A minisztériumi iratkezelésben a polgári korban rendszeres volt a tételek használata, amelyeken belül az iratokat alapszámaik növekvő rendjében helyezték el. A középszinten való rendezettséghez elegendő, ha az iratanyag a tételeken belül a legnagyobb levéltári egységnek tekinthető alapszámokig rendezett, de nem szükség- szerű, hogy azon belül az iktatószámok is ideális sorrendbe kerüljenek. Közigazgatási rendszámos és csoportszámos iktatás esetén középszintű rendezéskor e számok sorrendjét kell kialakítani, figyelembe véve az utóbbiak decimális rendszerét. Középszinten rendezett a fond, ha az iratokat a rendszámok, illetve csoportszámok szerint helyezik el. Ha a kialakított levéltári egység az alapszámoknál, a közigazgatási rendszámoknál vagy csoportszámoknál egy raktári egységnél nagyobb, középszinten rendezettnek csak akkor tekinthető, ha az egyes raktári egységek irattári rendszerükből adódó módon (iktatószámmal) vannak egymástól megkülönböztetve. Az 1969 után bevezetett tételszámos iratok esetében a középszintű rendezésnél évek, tételszámok jelentik a sorrendet. Minden iktatószám csak egy irattári tételhez tartozhat. A tanácsi iratkezelésben az 1974-ben bevezetett egységes irattári tervből kell kiindulni. A rendező elvek a következők: ágazati betűjelek, évek, ügykörszámok. Hasonló elveket követünk az önkormányzati iratkezelésben is. Együttes iktatási és mutatózási rendszernél az ábécé betűinek sorrendje jelenti a középszintet. Ilyen iktatással találkozunk például a tanácsi iratkezelésben a panaszügyek iktatásánál. Gazdasági szervek iratképzői esetén a legkisebb raktári egységen belüli levéltári egység a XIX. század végétől a dosszié. A XX. században a levéltári rendezésekben megjelenő, már jellemzően tárgyi rendezettség igényét is tükröző, középszintű levéltári egység a tétel. Ennek korszerűsített formája terjedt el 1969 után a tételszámos iratkezelés bevezetésével a nyilvántartásos dossziérendszer formájában. A nyilván- tartásos dossziérendszerben kezelt, zömmel vállalati iratok esetében az iratokat középszinten évek, tételszámok (azaz dossziészámok) szerint rendezzük. A magyarországi gyakorlatban igen régi hagyománya van a tételszámok nélküli irattározásnak is. Sorszámos, alapszámos, alszámos iratokat a szervek jelentős részénél irattároztak az iktatószámok növekvő sorrendjében is, a főlajstromszámos iktatásnál pedig csak ezzel a móddal találkozunk. Sorszámos iktatás mellett nem alkalmaztak tételszámot a kancelláriánál, a minisztériumok irányításával működő polgári kori területi szakigazgatási szerveknél, de ismert volt ez a módszer az 1957 és 1969 között működött szerveknél is. Ismeretes, hogy a polgári kori gyámügyi igazgatásban a XX. század eleje óta használatos az alszámos iktatás, amit később igen széles körben alkalmaztak. 1957és 1969 között ennek tételszámok nélküli formája volt általános a tanácsi iratkezelésben is. Ezekben az esetekben középszintű rendezésnél elégséges, ha raktári egységen
