Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
482 ■ 5. Levéltártan állampárti funkciót betöltő szervek fondjaitól elválik, és nem is ugyanabba a fondfő- csoportba sorolandó. A fondok kialakítás után címet kapnak, a szerves fond címének feltétlenül része a fondképző neve, ugyanakkor jelölni kell a név változásait, a jogelőd-jogutód viszonyt is. A gyűjtemények az adott fond jellegének megfelelően a besorolt dokumentumtípusról kapják a nevüket. Megállapítandó a fond kora, azaz a legkorábbi, illetve a legkésőbbi irat keletkezésének ideje. Amennyiben a fondképző egy szervezet, a fondba besorolt, de a szervezet működési idején kívül keletkezett iratok évkörét zárójelben jelezni kell. Az önálló fondok felső szintű, nagyobb terjedelmű egységei az állagok. A fond valamely részének önálló jellegét több tényező mutatja: a legfontosabb az iratokat létrehozó egység szervezeti elkülönülése, az önálló iratkezelés és a nagyobb terjedelem. Az egyes állagok rendszerint tárgyukban is különböznek a fond többi részétől. Az egyes állagok kialakításakor célszerű a fondképző irattári rendszeréhez alkalmazkodni. Ha az eredeti irattári rendszertől eltérünk, akkor a fondképző struktúrájának megfelelően alakíthatjuk ki az állagok rendjét. Ha a fondképző szervezeti rendje az idők folyamán változott, akkor a legdifferenciáltabb, ugyanakkor hosz- szabb ideig működő struktúrát érdemes alapnak tekinteni. Az állagok rendje nem kötött, de az állagok rendszerének kialakításakor figyelembe veendő a szervezeti hierarchia. Emellett a fondok állagait egységes alapelvek szerint kell rendezni, vagyis az azonos típusú fondok hasonló struktúrát kapjanak. A szervezeten belüli hierarchiának megfelelően a fondon belül előre sorolt állagokba a fondképző legfontosabb, döntéshozó testületéinek, illetve szerveinek iratai kerüljenek. A minisztériumoknál az elnöki iratok, a közigazgatásban a választott testületek jegyzőkönyvei, illetve iratai, a vállalatoknál a közgyűlés vagy más, a legfontosabb döntéshozó funkciót betöltő szervek iratai képezzék az első állagot, amelyet a hierarchia sorrendjében követhetnek a további állagok. Az állagok sorrendjének kialakítása során gyakorlat az is, hogy a fondképző egészére vonatkozó iratokat tartalmazó állagok kerülnek az első helyekre, majd következnek a részegységek iratait összefogó állagok. Ez az elv többnyire a szervezeti hierarchia elveinek megfelelő. Az állagok sorrendjének kialakításakor érvényesülhet formális elem is, például amikor előre kerülnek az iktatott iratokat tartalmazó állagok, utánuk következnek a nem iktatottak. Az állagok is feloszthatok szerves, azaz regisztratúra jellegű és szervetlen, vagyis gyűjtemény jellegű állagokra. A hosszú ideig működő szervek állagaiból az iratkezelés rendjének változása esetén, az iratkezelési periódusoknak megfelelően állagcsoportok alakíthatók ki. A fondokhoz hasonlóan mindegyik állag címet kap. Ha az állagok kialakítása a fondképző szervezete alapján történt, akkor a szervezeti egység neve lehet az állag címe. Ugyancsak megállapítandó az állagba sorolt iratok kora, amit - ha szervezet az állagképző - annak működési ideje határoz meg.
