Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

464 ■ 5. Levéltártan

ban a jogi szabályozás hiányos, ennek ellenére a levéltárak jelenleg is vesznek át elektronikus iratokat. A legnagyobb mennyiséget a papíralapú iratok digitalizálása során keletkezett adatállományok képviselik. Ebben az esetben tehát a levéltár átveszi a papíralapú iratot és az arról készült digitális adatállományt.

Az elektronikus iratok átadásáról, az átvételhez szükséges formátumokról (szövegszerű, képi, mozgókép, hangzóanyag stb. adatmegjelenítési formátumok), az átadás módjáról (fizikai adathordozón, hálózati úton történő iratátadás) a levéltárnak és a szervnek kell megállapodnia.

A maradandó értékű iratok levéltári átadásra előkészítésének ellenőrzése kiterjed az iratok fizikai előkészítésének ellenőrzésére is. A levéltár állományvédelmi szakemberei ellenőrzik, hogy nem tapasztalható-e fertőzés az iratokon, vagy nincs-e szükség az iratok mechanikai megtisztítására például a portól. Az ellenőrzés kiterjed arra is, hogy az iratanyag nem tartalmazhat fémkapcsokat, műanyagot, és amennyiben lehetséges, a ragasztóanyagot is el kell távolítani róla. Az iratokat kihajtogatott állapotban, megfelelő minőségű és szabványméretű dobozokban kell elhelyezni. A dobozokat folyamatos sorszámmal és a levéltáros útmutatása szerinti, megfelelő felirattal kell ellátni. A speciális adathordozókat, például hangszalagot, mikrofilmet, kazettákat a papíralapú iratoktól elkülönített tárolóeszközben kell elhelyezni.

A 15 évnél régebbi, állam- vagy szolgálati titkot tartalmazó maradandó értékű iratokat a minősítés időtartamának lejáratát követő év végéig kell az illetékes levéltárnak átadni. A közlevéltár általában nem vesz át minősített iratokat. Ha azonban a jogosult szerv az iratok minősítését felülvizsgálja, majd selejtezni akarja, a már nyílttá vált maradandó értékű iratokat az illetékes közlevéltárak átveszik. Az iratőrző szerv kezdeményezheti ugyan az érvényességi idő lejárta előtt is az államvagy szolgálati titkot tartalmazó köziratok levéltári átadását, de az illetékes közlevéltár ezeket csak akkor köteles átvenni, ha az eset indokolt (például jogutód nélküli megszűnés, felszámolás), és az iratok őrzésének, kezelésének feltételeit meg tudja teremteni. Minősített adatot tartalmazó irat esetében ellenőrizni kell, hogy az iraton szabályszerűen feltüntették-e a minősítés tényét.

Az iratok átadása-átvétele mindig a levéltár helyiségében történik, és arról legalább 2 példányos, hitelesített átadási-átvételi jegyzőkönyv készül, amit az átadó szerv és az átvevő illetékes közlevéltár ír alá. Ez a jegyzőkönyv feltünteti a szerv nevét, az átadásra kerülő iratok tárgyát, évét (évkörét), az iratanyag mennyiségét (fm-ben és tárolási egységben), valamint a szerv esetleges kikötéseit az iratanyag használatára (például megismerési, betekintési jog). Minősített adatot tartalmazó iratok átvétele esetében darabszintű jegyzéket kell készíteni.

Az átadási-átvételi jegyzőkönyv mellékletét képezi az iratjegyzék, amely a szerv levéltárba kerülő iratainak ideiglenes raktári jegyzéke is lehet. Ez a jegyzék az átadandó iratokat tartalmazza a hozzájuk tartozó segédletekkel (az iktató- és sorkönyvekkel, a különféle mutatókkal stb.) együtt, folyamatosan leszámozott tárolási egységenként (dobozonként, csomónként, kötetenként stb.) haladva. Ennek megfelelően a jegyzék megadja a szerv nevét, azon belül a szervezeti egység(ek) megnevezését,