Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája ■ 465 majd raktári egységenként felsorolja az iratok irattári jelzetét (tétel-, iktatószám, alapszám stb.) és vonatkozó évét (évkörét), mindig igazodva az alkalmazott irat- kezelési rendszerhez. A levéltári átadásra kerülő tárolóeszközökön (doboz, csomó stb.) mindig fel kell tüntetni a szerv, a szervezeti egység nevét, az iratok évét (évkörét), tételszámát, a tételbe tartozó első és utolsó irat iktatószámát, valamint a raktári egység sorszámát. Bármely kép- és hangfelvétel, mikrofilm vagy informatikai adathordozó átadásánál hasonlóképpen kell eljárni. A levéltár az átvett iratanyag őrzéséért természetesen csak olyan mértékű felelősséget vállalhat, amilyen részletezésben (mélységben) az átadás-átvételi iratjegyzék leírja az iratanyagot. Ha például a tételekben elhelyezett iratokhoz tételen belüli iratjegyzék készült, akkor a levéltári felelősség az átvétel után ügyiratszintig áll fenn. A levéltár felelősségvállalásának mértékét az átadás-átvételi jegyzékben fel kell tüntetni. Az iratátadás költségei (tárolóeszköz, fuvar, szállítómunkások biztosítása, előzetes rendezés, selejtezés végzése) mindig az átadó felet terhelik. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását külön - e sorok írásakor még csak tervezetben létező - jogszabályban meghatározott formátumban kell elvégezni. A nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyaguk kezelési módját maguk alakítják ki, miként maguk határoznak iratanyaguk levéltárba adásáról is. Kivéve a tartós állami tulajdonú, társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokat, amelyek iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben kötelesek szabályozni, azaz irattári anyagukat az iratkezelési szabályzatban foglaltak szerint kezelni, továbbá kötelesek iratanyagukban biztosítani a közlevéltár számára a helyszíni tájékozódást, és irattári anyagaikat - ha azok feladataik ellátásához már nem szükségesek - a közlevéltárnak átadni. Közlevéltárba adott irataik kutathatóságáról azonban - miként az ajándékozók vagy letétbe helyezők - szabadon rendelkezhetnek, azaz irataik kutathatóságát általuk meghatározott időtartamra korlátozhatják, nyilvánvaló összefüggésben üzemi és üzleti titkaik megvédésével. Állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattári anyagot a gazdálkodó szervezet privatizálását követően csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint lehet selejtezni. Ha a nem selejtezhető iratokra az új tulajdonos mégis igényt tart, az illetékes közlevéltár az iratok védetté nyilvánítását kezdeményezheti. A megszűnő gazdálkodó szervek iratainak az illetékes közlevéltárba adásáról a csődeljárásról, a felszámolási eljárásról és a végelszámolásról szóló, hatályos csődtörvény (1991. évi XLIX. törvény) rendelkezik, éspedig úgy, hogy a maradandó értékű iratok levéltári átadását a felszámoló kötelességévé teszi, a felszámolás vagy a végelszámolás költségeinek terhére. Ezen gazdálkodó szervek maradandó értékű iratait a felszámolási, illetve végelszámolási eljárás bírósági lezárását követően csak az illetékes közlevéltár őrizheti. Az átadás természetszerűen magában foglalja a gazdálkodó szervek irattári anyagának előzetes selejtezését, rendezését, jegyzékelését is, azaz az iratok a hatályos jogszabályok szerint csak se- lejtezetten, rendezetten és megfelelő segédletekkel ellátottan kerülhetnek a levél
