Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája ■ 463

is átadja, egyértelműen el kell különíteni az egyes iratképzőknél keletkezett iratokat. A levéltáros az átveendő iratanyagnál ellenőrzi, hogy az iktatott ügyiraton is feltüntették-e az irattári tételszámot, megtörtént-e a másolatok eltávolítása, illetve az iratanyag tartalmazza-e az összes feltüntetett iratot.

A levéltár a maradandó értékű iratokat kizárólag irattári segédletekkel együtt veszi át. így minden esetben szükséges az iratok nyilvántartására szolgáló összes iktató- és mutatókönyvet átadni. Amennyiben a szerv visszatart iratokat, és azokhoz még szüksége van az iktatókönyvekre, a levéltárnak átadandó eredeti és hitelesített iktatókönyvről másolatot kell készítenie. A papíralapú irattári segédletek átadásánál sokkal nagyobb probléma az elektronikus iktatóprogramok adatállománya átadásának kérdése. Napjainkra szembesülünk azzal a problémával, hogy míg az iratok nagyobb része papír alapon keletkezik, a nyilvántartásokat egyre nagyobb számban elektronikusan vezetik. Míg a 40/1998. (III. 6.) kormányrendelet előírta a szerveknek, hogy az iktatókönyveiket ki kell nyomtatniuk, amennyiben erre a levéltár igényt tart, a jelenlegi szabályozás nem tartalmaz hasonló előírást a közfeladatot ellátó szerveknek. Az elektronikus nyilvántartó programok metaadatait kötelezően írja elő a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, de az ehhez kapcsolódó levéltári átadáshoz szükséges formátum jogi szabályozása hiányzik. (Mindezeket lásd még a 7.8.5. pontban.)

A levéltáraknak szembesülniük kell azzal a problémával, hogy az 1980-as évek- végén és az 1990-es évek elején keletkezett elektronikus iktatási adatállományok levéltári átvétele szinte megoldhatatlan feladat. Az ilyen típusú adatokat kezelő szervek a legtöbb esetben nem tudták megoldani ezen adatállományok migrációját, így a levéltárak számára szinte reménytelen vállalkozás, hogy ezekből használható metaadatokat nyerjenek ki.

Az elektronikus iratok átvételénél a levéltáros kiemelt szempontként mérlegeli, hogy az elektronikus irat mennyiben vált az iratkezelés részévé. A korábbi időszak elterjedt gyakorlata az volt, hogy a keletkezett elektronikus irat megjelent papír alapon is, vagyis megsokszorozódott az iratanyag terjedelme. Ebben az esetben a levéltár a hitelesség kérdését mérlegeli, ami a legtöbb esetben azt jelenti, hogy a papíralapú irat a hiteles. Ekkor az iratanyag védelme és egyszerűbb használata érdekében veszi át a levéltár az elektronikus formában őrzött iratot. Napjainkban egyre nagyobb számban keletkeznek, főleg a hatósági feladatokat ellátó szerveknél, adatbázisok, amelyek óriási mennyiségű egyedi adatot tartalmaznak. Ez esetben a levéltár azt mérlegeli, hogy milyen lehetőségek nyílnak az egyedi adatok összesítésére. Egyelőre még kevés helyen használják, de a közeljövőben valószínűleg egyre elterjedtebbek lesznek az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, amelyek elektronikusan tartalmazzák mind magukat a dokumentumokat, mind pedig a rájuk vonatkozó metaadatokat. Az ilyen típusú iratok átvételére és kezelésére azonban már csak egy elektronikus levéltár lesz alkalmas, működjön az egy létező levéltár keretén belül vagy önállóan.

A papíralapú iratok levéltári átadásának szabályait részletesen tartalmazzák a hatályos jogszabályok. A napjainkban keletkező elektronikus iratok esetében azon-