Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

424 ■ 4. Irattan és iratkezelés

4.8.11. A maradandó értékű irat levéltárba adása

Az iratok levéltárba adásának alapelveit a levéltári törvény és a 335/2005-ös kormányrendelet határozza meg. A maradandó értékű (levéltári) anyag a szervek irattárában őrzött iratoknak természetesen csak egy részét képezi, amelyet a levéltárba adáskor külön kell választani. A maradandó értékű iratok levéltárba adása az iratkezelés utolsó fázisát jelenti.

Miután a levéltári törvény hatálya nemcsak a közlevéltárakban és a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra, hanem a közfeladatot ellátó szervek és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára is kiterjed, továbbá más szervek és természetes személyek maradandó értékű irataira, ebből következően az irattári és levéltári anyag védelmének általános szabályait minden érintettnek kötelező érvénnyel be kell tartania. így kötelesek az irataik szerves egységét, eredeti rendjét és a tulajdonukban vagy birtokukban lévő levéltári anyag épségét megőrizni. A rongálás és megsemmisítés tilalma nemcsak a köziratokra, hanem a védett levéltári anyagra is kiterjed.

A köziratok levéltárba adásáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős, akinek kötelessége gondoskodni a köziratok védelméről, szakszerű és biztonságos irattári megőrzéséről, az iratkezeléshez szükséges valamennyi tárgyi, technikai és személyi feltétel biztosításáról.

A levéltár számára átadandó ügyiratokat ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas, savmentes tárolóeszközökben (dobozokban), az irattári terv szerint, átadási-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egység szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni. (Az iratok levéltárba adásával kapcsolatban lásd még az 5.1. alfejezetet is.)

4.8.12. A nem köziratnak minősülő maradandó értékű iratanyag levéltárba adása

A nem közfeladatot ellátó szervek irattáruk kezelési módját maguk alakíthatják ki, miként maguk határoznak az iratanyaguk levéltárba adásáról - akár ajándékként vagy ingyenes letétként - és az iratok kutathatóságáról is.

Az állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattárakat a szervezet privatizálása után csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint lehet selejtezni. Ha az új tulajdonos a nem selejtezhető iratokra igényt tart, az illetékes közlevéltár az iratok védetté nyilvánítását kezdeményezheti. (A védetté nyilvánítás a levéltári törvény rendelkezése értelmében a Kulturális Örökségvédelmi Hivatal feladata.)