Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 425 A megszűnő (felszámolt, végelszámolt) gazdálkodó szervek iratainak az illetékes közlevéltárba adásáról az 1991. évi XILX. törvény előírásai rendelkeznek. A maradandó értékű iratok levéltári átadásának előkészítése a felszámoló kötelessége, aki ezt a munkát a felszámolási eljárás költségeinek terhére végzi. E szervek maradandó értékű iratait a felszámolási, illetve végelszámolási eljárás bírósági lezárását követően csak az illetékes közlevéltár őrizheti. Az átadásra való előkészítés az adott gazdálkodó szerv irattári anyagának előzetes selejtezését, rendezését, jegyzékelését jelenti, azaz az iratok csak selejtezetten, rendezetten és megfelelő segédletekkel ellátottan adhatók át a levéltárnak. A gazdálkodó szervek gazdasági cselekményeket igazoló bizonylatai ügyviteli szempontú őrzési idejének meghatározásánál a számvitelről szóló törvény rendelkezéseit kell alkalmazni. Más jogszabály hiányában az őrzés megállapítására a Polgári Törvénykönyv elévülést érintő szabályai az irányadók. A társadalombiztosítási adatszolgáltatáshoz szükséges iratok körét és őrzési idejét a hatályos jogszabályokon kívül a Társadalombiztosítási Főigazgatóság állásfoglalásai körvonalazzák. Az említett jogszabályok ismerete és alkalmazása előfeltétele annak, hogy a gazdálkodó szervek képesek legyenek az iratanyaguk maradandó értékű és selejtezhető részét szakszerűen elkülöníteni. A felszámolt szervek maradandó értékű iratainak átvétele mára teljesen más feladatot jelent, mint az 1990-es években, az állami vállalatok felszámolása idején. Míg az állami vállalati időszakban - a központi szabályozás eredményeképpen - többé-kevésbé rendezett irattárak felszámolása történt meg, addig a ma megszűnő gazdálkodó szervek esetében alig-alig marad értékelhető iratanyag. A jogszabályi előírások szerint megőrzendő pénzügyi-számviteli és munkaügyi iratokon túl az adott gazdálkodó szerv tevékenységét dokumentáló iratok előkerülésére nemigen lehet számítani. Központi irattárak a kis- és középvállalkozásoknál alig vannak, a nagyvállalatoknál is inkább csak a kötelezően őrzendő irattípusokra. Olyan gazdagságú iratanyagokra, amelyek - ha sokszor túl tipizáltan is - a szocialista kori vállalatoktól a levéltárakba érkeztek, aligha lehet számítani. Az elektronikus iratkezelés elterjedése ezen a területen nem könnyíti meg a levéltárak helyzetét. Az eddigi tapasztalatok alapján megállapítható, hogy egy felszámolási eljárás során senki nem foglalkozik az elektronikusan tárolt adatok, iratok megőrzésével, főképp, mert ezek jelentős részét a levelezőrendszerekben tárolják. Ez a munka mégsem hanyagolható el, hiszen a gazdaság- és társadalomtörténeti kutatások számára nélkülözhetetlen lenne a jelentősebb gazdálkodó szervek maradandó értékű iratainak közlevéltárba kerülése, tulajdonformától függetlenül, főképp azoknál a rendszerváltás után privatizált vállalatoknál, amelyeknek iratai a szocialista korban közlevéltárba kerültek. A maradandó értékű vállalati iratok hatékony gyűjtéséhez azonban minden levéltárnak először ki kell alakítania saját gyűjtőterületi koncepcióját.
