Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 423 jogainak érvényesítésére. A bíróság határozatban kötelezheti az adatot kezelő szervet az adat közlésére. Az elutasított kérelmekről az adatkezelő az adatvédelmi biztost évente köteles értesíteni. A szerv dolgozói az érvényes szmsz-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, kölcsönzési naplóban kell dokumentálni. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amit mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Elektronikus iratokat a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetnek meg. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát. Minden irattári dolgozó nagy valószínűséggel kapcsolatba kerül személyes, esetleg különleges adatokat tartalmazó iratokkal is. A személyes adatok kezelésére vonatkozó előírásokat a törvény pontosan rögzíti, megsértésüket súlyosan szankcionálja is. A törvény rendelkezése szerint személyes adat a meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat és az adatból levonható, a személyre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés, így az irattározás során mindaddig megőrzi e minőségét, míg kapcsolata az érintett személlyel helyreállítható. Különleges adatnak minősül a faji eredetre, nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, politikai véleményre vagy pártállásra, vallásos vagy más meggyőződésre, egészségi állapotra, kóros szenvedélyre, szexuális életre, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat. Az irattárban dolgozók számára lényeges, hogy a személyes adat fokozott védelmet élvez mind az adatkezelés, mind az adatbiztonság terén. Az adatkezelőnek, tehát mindenkinek, aki az adattal, adathordozóval hivatalosan kapcsolatba kerül, védenie kell az adatokat a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozás vagy törlés, illetve sérülés, megsemmisülés ellen. Fontos rendelkezése az adatvédelmi törvénynek, hogy az érintett személy kérésére az adatkezelőnek tájékoztatást kell adnia az általa kezelt adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá arról is, hogy kik és milyen célból kapták vagy kaphatják meg az adatokat. Az érintett személy kérheti adatainak helyesbítését, illetve törlését, a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével. Az érintett saját adatainak megismeréséhez fűződő jogait törvény korlátozhatja, de ebben az esetben is fennáll a bírósági jogérvényesítés lehetősége. A személyes adatok védelmének és a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosítására, a törvényesség betartásának felügyeletére az adatvédelmi biztos jogosult, akit az Országgyűlés választ meg, jogait és kötelezettségeit az adatvédelmi törvény rögzíti. Magániratokat keletkeztető szerveknél is be kell tartani az adatvédelmi törvény vonatkozó rendelkezéseit, ami ebben az esetben a törvény személyes adatok védelmére vonatkozó része.
