Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
410 ■ 4. Irattan és iratkezelés illetve csak ritkán használatos iratainak őrzésére, tárolására szolgáló, megfelelően kialakított helyiség értendő, amelyben az iratokat rendezetten, jegyzékeken, egymástól különféle csoportosítások szerint elkülönítetten kell tárolni. Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat selejtezi, vagy átadja a szervezet központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a selejtezésről, illetve a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról. Központi irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az ügyirathoz - ha eddig nem történt meg - hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rá kell vezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell. 4.8.4. Iratok tárolása a kézi irattárban A kézi irattárban az iratok tárolási módjának kialakításánál egyrészt az iratok gyakori használatát elősegítő, másrészt az iratok központi irattárba adását megköny- nyítő megoldásra kell törekedni. Az iratok tárolási módját mindig a helyi lehetőségek szabják meg, célszerű azonban a kereskedelemben kapható különféle iratgyűjtők használata. A kézi irattárban az ott keletkező és oda érkező iratok típusai szerint többféle irattárolási mód lehetséges. Irattári tételszámos iratkezelési-irattározási rendszer használata esetén az iratokat a kézi irattárban az évek, tételszámok, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjében kell őrizni. Gyorsabb visszakereshetőséget biztosító és egyszerűbb módszer, ha az iratokat évenként és csupán a növekvő iktatószámok szerinti sorrendben rakjuk le, hiszen ilyenkor elég csupán az iktatószám ismerete. így bejövő levél esetén az iktatószám mint hivatkozási szám jelentkezik, amelynek alapján az előzmény irat gyorsan megtalálható, nem kell az iktatókönyvet kézbe venni a tételszám megállapításához. Hátránya ennek az irattárolási módszernek, hogy a központi irattárba való adás előtt az iratokat a fentebb említett módon át kell rendezni. A kézi irattárban az iratok őrzési rendjét mindenekelőtt a célszerűségnek kell áthatnia. A különböző tárolási módszerek nem zárják ki egymást, szabadon változ- tathatóak, akár év közben is. Tekintettel kell azonban lenni az ügyiratok központi irattári átadási követelményeire. A kézi és központi irattár közötti iratmozgás fontos mozzanata a szervek iratkezelésének. Az irat átadás-átvétel formai elemeit a szerv iratkezelési szabályzaté-
