Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 411

ban pontosan rögzíteni kell. Nem engedhető meg, hogy a kézi irattárból alkalmanként, a helyhiány sürgős enyhítésére ömlesztve kerüljenek be a központi irattárba az iratok, különben a központi iratkezelésben dolgozók lehetetlen helyzetbe kerülnek, és a központi irattár a feladatait aligha tudja teljesíteni.

Már a kézi irattárban is kiemelt feladatként kell kezelni az iratok - ideértve a számítástechnikai adathordozókat is - állagának megóvását. (Mindezekről bővebben lesz szó a 6. fejezetben.)

4.8.5. Iratátadás a központi irattárnak

A szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni azt is, hány évig tarthatók kézi irattárban az iratok, és hány év után kerülhetnek a központi irattárba. A szervezeti egységek (központi iktatás esetén a kezelő iroda) csak lezárt évfolyamokat adhatnak át a központi irattárnak. Amennyiben ügyviteli okból egyes iratok visszatartása indokolt, azokat az átadás-átvételi jegyzék mellékleteként, ún. hiányjegyzékben fel kell tüntetni, az ügyirat keletkezési évének, irattári tételszámának, iktatószámának megjelölésével. A visszatartott ügyiratokat a tárgyév végén le kell adni, vagy ha ez nem lehetséges, meg kell sürgetni az iratátadást, ennek hiábavalósága esetén tájékoztatni kell az iratkezelésért felelős vezetőt.

A több példányban készítendő átadás-átvételi jegyzőkönyvnek mindig magába kell foglalnia az átadó szervezeti egység megnevezését, az átadás időpontját, az átadásért felelős és a lebonyolító személy nevét. Iktatott iratoknál tartalmaznia kell az átadásra kerülő raktári egység megnevezését (csomó, köteg, doboz), az iratok keletkezési évét, az irattári tételszámot és az iktatószámkeretet. Iktatott iratanyag átadásakor természetesen a szervesen hozzá tartozó iktató-, mutató- és sorkönyveket is át kell adni a központi irattárnak. Nem iktatott iratoknál a jegyzék adatai kiegészülnek az iratok tárgyának megnevezésével (iktatószám természetesen nem szerepel).

Az iratátadási jegyzőkönyv tartalmazhatja még az átadott iratok selejtezhetősé- gének, illetve levéltári átadásának évét, de ez nem kötelező, mivel az irattári tételszámok az irattári terv segítségével önmagukban is meghatározzák azt. A tárgymeghatározás ugyanakkor kizárja az esetlegesen előforduló hibás tételezést, mivel azok a szakképzett irattáros számára már nyújtanak bizonyos támpontot.

4.8.6. Az iratok rendezése és segédletei

A központi irattár folyamatos gyarapodásával, selejtezésével kell az irattárosnak a rábízott iratanyag rendjét biztosítani. Bár - optimális esetben - az iratanyag jegyzék kíséretében, rendezett állapotban kerül át a központi irattárba, mégis szükséges lehet, sőt a precíz rend kialakításához nélkülözhetetlen az iratok rendezése. Az irattári rendezés formái sokfélék, és a módszerek is változók. A rendezési munka