Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
390 • 4. Irattan és iratkezelés A jelenlegi iratkezelési gyakorlat azt mutatja, hogy a közfeladatot ellátó szerveknél egyre nagyobb teret kap ugyan az elektronikus iratkezelés, de az erre vonatkozó szabályokat elég szűkén értelmezik. Elektronikus iratkezelésen szinte csak az iktatóprogram használatát értik. A küldemények átvétele, érkeztetése, szignálása esetében is elsősorban a papíralapú küldemények szabályait írják elő. A kormányrendelet 2007-es módosítása szűkítette azon adatok körét, amelyeket az érkeztetés során nyilván kell tartani, mivel a korábban előírt érkeztető adatok az iktatási adatok között is szerepeltek. Az elektronikus dokumentumok átvétele, felbontása, érkeztetése a gyakorlatban elég szabályozatlan módon valósul meg. Nem jellemző, hogy például az e-mailek fogadására, iktatására, azok archiválására vonatkozóan egyértelmű szabályok lennének. Kevéssé veszik figyelembe a gépi adathordozón érkezett küldemények átvételekor érvényesítendő biztonsági előírásokat. Hasonlóképpen, az elektronikus irat fogalmát is szűk körben állapítják meg, nem szabályozzák például az elektronikus adatbázisok vezetésével és archiválásával kapcsolatos feladatokat. A 335/2005-ös kormányrendelet az iktatás esetében kizárólag a főszámos-al- számos iktatást fogadja el. A rendelet szigorú előírásának érvényre juttatása a központi államigazgatási szervek esetében komoly problémákat okoz, különösen ott, ahol a hatósági ügyek intézése jelentős súlyt kap. A kormányrendelet a papíralapú iktatókönyvek hitelesítési szabályait követve az elektronikus iktatóprogramok esetében is előírja az év végi lezárás kötelezettségét. A rendelet 2007-es módosítása a rendvédelmi szervek, bíróságok és ügyészi szervek számára lehetővé teszi, hogy teljes akkreditációval rendelkező szoftver esetében a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat egy főszámon tartsák nyilván. Ezzel a jogalkotó elfogadta, hogy vannak olyan ügycsoportok, amelyek ügyintézését nem lehet egy adott évvel lezárni, és a következő évben történő újraiktatás sem jelenthet megoldást. A teljes akkreditációval rendelkező iktatóprogram naplózási rendszere pedig továbbra is biztosítja az iktatás hitelességét. A jelenlegi elektronikus iratkezelés talán legérzékenyebb pontja az elektronikus iratok selejtezése, illetve irattárba, majd levéltárba adásának szabályozása. A szervek általában nem is szabályozzák az elektronikus iratok selejtezését, és ilyet a gyakorlatban sem végeznek. Nem tudjuk azt sem, hogy miként valósítható meg az ilyen típusú selejtezés levéltári ellenőrzése. Az elektronikus iratok szervnél történő hosszú távú megőrzésére még nem alakult ki megfelelő gyakorlat. Különösen problémás terület a korábban kifejlesztett és lezárt elektronikus iktatóprogramok adatállományának megőrzése. Az elektronikus iratok levéltárba adásának szabályozását pedig a szabványos formátumokat előíró jogszabály hiánya nehezíti (ezzel kapcsolatosan lásd a 7.8.5. pontot). A jelenlegi gyakorlat azt mutatja, hogy a KEIR-programban célul tűzött iratkezelési egységesítési szándék a központi közigazgatásban egyre inkább megvalósul. Az egységesítés egyrészről azt jelenti, hogy a papíralapú és az elektronikus iratok kezelésének szabályai egységessé váltak. A gyakorlatban ez azt eredményezi, hogy mind az iratképző szerveknek, mind a levéltáraknak meg kell oldaniuk a papírala
