Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.6. Az iratkezelés napjainkban ■ 387

zeti egység, a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF) útján látja el. A KIF feladatkörébe egyrészt a papíralapú iratkezeléssel kapcsolatos ellenőrzési és egységesítési feladatok tartoznak, másrészt az elektronikus iratkezelés fokozatos bevezetéséhez szükséges informatikai feltételrendszer megteremtését szolgáló elemző és koordináló feladatok ellátása. Fontos feladatként jelöli meg a jogszabály az iratkezelésben alkalmazandó nemzeti és nemzetközi szabványok, illetve ajánlások kiválasztását és magyar viszonyokra történő adaptálását.

4.6.2. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése

A minisztériumok és országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelését 2006. január l-jéig az iratkezelési mintaszabályzatukról szóló 40/1998. (III. 6.) kormányrendelet szabályozta. A kormány a rendelet hatályon kívül helyezésével egyidejűleg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005-ös rendeletben állapította meg

♦ a közigazgatási szervek által készített egyedi és egységes iratkezelési szabályzatok jóváhagyásának rendjét,

♦ a köziratok tárgyi szempontú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti válogatásának alapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályait,

♦ a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával, valamint az iratkezelés megszervezésével kapcsolatos alapelveket,

♦ mindazokat a követelményeket, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát.

Felhatalmazást kapott továbbá a belügyminiszter, az informatikai és hírközlési miniszter, valamint a nemzeti kulturális örökség minisztere, hogy rendeletben állapítsák meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztható követelményeket, valamint az elektronikus dokumentumok levéltárba adásával és tárolásával kapcsolatos speciális szabályokat. A fentieken túl a belügyminiszter mint ágazati irányításért felelős miniszter rendeletben állapította meg a szoftverek megfelelőségét tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályait.

A 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szabályozza az iratkezelő szoftverekkel szemben támasztott követelményeket (lásd a 7.8.5. pontot is). A rendelet általános követelményként írja elő, hogy az alkalmazandó szoftvernek meg kell felelnie a 335/2005-ös kormányrendeletben megfogalmazott követelményeknek. Ezenkívül a felhasználók érdekében előírja, hogy használatához elegendőnek kell lennie általános számítógép-felhasználói jártasságnak. A műszaki feltételek tekintetében úgy rendelkezik, hogy igazodnia kell a mindenkori informatikai lehetőségekhez. A hagyományos iratkezeléssel kapcsolatos előírásokon túl a rendelet részletesen szabályozza az adatok visszakeresésével és visszanyerésével, a jogosultságokkal, az adatbiztonsággal, az adatvédelemmel, az adatok exportálásával és importálásával