Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
388 • 4. Irattan és iratkezelés kapcsolatos szabályokat, és előírja a kötelező metaadatok körét is. A közös rendeletben előírt követelmények teljesítését tanúsítvánnyal kell igazolni. A 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet írja elő a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályait. A tanúsítást az önkormányzati és területfejlesztési miniszter által kijelölt független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező szervezet végzi. A 335/2005-ös kormányrendelet iratkezelési szabályzatokra és irattári tervekre vonatkozó előírásai egységes szabályokat írnak elő a közfeladatot ellátó szervek szabályzatainak elkészítéséhez. A kormányrendelet az irattári terv szerkezetével kapcsolatban előírja, hogy az irattári tervet általános és különös részre kell osztani. Az általános részben kell feltüntetni a szerv működésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó tételek kerülhetnek. Az irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelően tételszámmal kell ellátni. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott irategyütteseket tárgyi alapon kell tételbe sorolni, de külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján is. Egy irattári tételbe csak azonos őrzési idejű (értékű) vagy selejtezhető iratok kerülhetnek. A helyi önkormányzatok számára a 12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet írja elő az irattári tervre vonatkozó szabályokat. Az egységes irattári tervben az irattári jel mutatja meg az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját. A KEIR-program nyomán bekövetkező jogszabályváltozás az illetékes közlevéltárak iratkezelési ellenőrzésével kapcsolatos jogosultságainak változatlanul hagyása mellett a KIF számára is lehetővé tette a központi államigazgatási szervek és az önkormányzati hivatalok iratkezelésének ellenőrzését. A KIF ellenőrzési jogköre a központi közigazgatási szervekre terjed ki, a területi és helyi közigazgatási szerveknél, valamint a helyi önkormányzatoknál ezt a feladatot a területileg illetékes közigazgatási hivatal látja el. A 335/2005-ös kormányrendelet 2007. évi módosítása révén a KIF, illetve a közigazgatási hivatal ellenőrzése során többek közt azt vizsgálja, hogy a szerv rendelkezik-e iratkezelési szabályzattal, ellenőrzi az iratkezelés szervezetét, az iratkezeléssel kapcsolatos felelősséget, az iratkezelés informatikai infrastruktúráját és folyamatát. A KIF és a közigazgatási hivatalok ellenőrzési tevékenysége nem érinti a közlevéltáraknak a maradandó értékű iratok védelme érdekében végzendő ellenőrzési jogosultságait, de az együttes, illetve párhuzamosan tartott ellenőrzések az iratkezelési fegyelem magasabb szintű betartását eredményezhetik. A központi kormányszervek éves iratkezelési ellenőrzési ütemtervét a KIF a Magyar Országos Levéltárral egyeztetve határozza meg. Ugyanilyen egyeztetési kötelezettség áll fenn az illetékes közigazgatási hivatal és az illetékes közt az önkormányzati hivatalok és önkormányzati társulások iratkezelésének ellenőrzése esetén. A közlevéltárak az egyeztetett ellenőrzéseken túlmenően is végezhetnek ellenőrzéseket saját hatáskörükben. A közlevéltárak ellenőrzési jogosultságát a levéltári törvény és a 10/2002. (IV. 13.)
