Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
386 ■ 4. Irattan és iratkezelés ronikus iratok egységes szabályok szerinti kezelése volt, azaz az irat jogszabályi megfogalmazásában rögzíteni kellett a kétféle irat egyenértékűségét. Ugyanezt az elvet követte az irattár új definíciója is, amely szerint az irattárat nem lehet csak az iratok fizikai tárolására szolgáló helynek tekinteni, hanem elektronikus tárolóhelyként, egyfajta informatikai rendszerként is fel lehet fogni. A levéltári törvény a köziratok kezelésének irányításával és felügyeletével kapcsolatosan is változott. A változtatás igénye abból indult ki, hogy a közigazgatást hatékonyan segítő iratkezelés irányítása központilag felügyelt legyen, és folyamatos szakmai tevékenységet jelentsen. Az iratkezelés és ügyvitel megszervezésével ösz- szefüggő szabályozási, szabványosítási, fejlesztési és ellenőrzési feladatok (records management) kormányzati feladattá váltak, mert a levéltári törvény kiegészült egy új szakasszal, amely kimondja, hogy a köziratok kezelésének szakmai irányítását a kormány által kijelölt miniszter látja el. A levéltári törvény további lényeges módosítását jelentette a közfeladatot ellátó szervek iratkezeléssel kapcsolatos kötelezettségeinek bővítése. A papíralapú iratok kezelésére vonatkozó szabályokon túl a törvénymódosítás az elektronikus iratok kezelésével kapcsolatos speciális feladatokat is előírt. Az elektronikus iratok fennmaradása érdekében alapvető követelménynek tekinti a jogszabály, hogy a közfeladatot ellátó szerv megfelelő és biztonságos adatátvitelt, illetve hogy gazdaságos adattárolást, -megőrzést és -hozzáférést biztosító szoftvereket alkalmazzon iratkezelési célra. Ennek érdekében a szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, tanúsítvánnyal rendelkezik, másrészt az iratok kezelésére vonatkozó szabályozást az irat- kezelési szabályzatban rögzíteni kell. A törvény újraszabályozta a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályzata kiadásának rendjét. Az új rendelkezés felhatalmazást adott a kormánynak arra, hogy rendeletben állapítsa meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit. Feleslegessé váltak a korábban érvényben lévő iratkezelési mintaszabályzatok, a törvény már csak az irattári mintaterv lehetőségét tartotta meg. A jogszabály az iratkezelési szabályzatok hatálybalépésével kapcsolatban továbbra is előírta az illetékes közlevéltár egyetértési jogát. Az egységes szabályzatokkal kapcsolatos egyetértési jog gyakorlójaként a nemzeti kulturális örökség miniszterét jelölte meg. A gyakorlati tapasztalatok alapján azonban a törvény ezen rendelkezése 2007-ben módosult. A 2007. évi XCVII. törvény értelmében az egységes iratkezelési szabályzatokat a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben lehet kiadni. A Magyar Országos Levéltár a közfeladatot ellátó szervek bizonyos csoportjait érintő egyetértési jogát az önkormányzati levéltárak véleményének előzetes kikérésével gyakorolja. A levéltári törvény felhatalmazta a kormányt hogy a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős minisztert kijelölje. A 273/2005. (XII. 20.) kormányrendelet felelős miniszterként a belügyminisztert jelölte meg, majd a 168/2006. (VII. 28.) kormányrendelet - a minisztériumok feladat- és hatáskörének változása miatt - az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztériumra ruházta a feladatot. A miniszter az iratkezeléssel kapcsolatos feladatokat egy minisztériumon belüli szerve
