Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.5. Iratkezelés az 1969. évi 27. tvr. alapján ■ 383

4.5.2.2. AZ IRATKEZELÉS ELLENŐRZÉSE

Az illetékes levéltár előzetes írásbeli értesítés, egyeztetés alapján iratkezelési ellenőrzést végezhetett a gyűjtőkörébe tartozó szerveknél. Jogában állt az iratkezelés egész folyamatát áttekinteni annak megállapítása érdekében, hogy az iratkezelés kialakult gyakorlata megfelelt-e a jogszabályban és a szerv szabályzatában rögzítetteknek, biztosította-e a történeti és az ügyviteli értékű iratok biztonságos fennmaradását, valamint visszakereshetőségét. Az ellenőrzés során a levéltár azt is vizsgálta, hogy az irattári tételszámokat alkalmazták-e, és helyesen történt-e az iratok tételbe sorolása.

Az ellenőrzés elengedhetetlen részét képezte az osztály, illetve a központi irattár műszaki, technikai paramétereinek, valamint a kialakított irattári rendszernek a vizsgálata. Ellenőrizni kellett a raktári törzskönyvet, a gyarapodási, illetve a fo- gyatéki naplót, valamint a raktártérképeket. Az ellenőrzés kiterjedt a kép- és hang- felvételek szakszerű kezelésére is. (A használható állapotban tartáshoz, a hosszú távú megőrzéshez elengedhetetlen a megfelelő klimatikus feltételek, az átjátszás, az átmásolás időszakonkénti biztosítása.)

Az ellenőrzés eredményéről jegyzőkönyv készült, amit mindkét fél aláírásával hitelesített. Amennyiben az ellenőrzés hiányosságokat tárt fel, úgy a levéltár felkérte a szerv vezetőjét a hiányosságok megadott határidőn belüli korrigálására. Ha a szerv vezetője ezt nem teljesítette, úgy a levéltár jelentést tett a művelődésügyi miniszternek.

A Belügyminisztérium, a Külügyminisztérium, a Honvédelmi Minisztérium, az Igazságügy-minisztérium, a Legfőbb Ügyészség, valamint a Minisztertanács által kijelölt más szervek és az ezek felügyelete alá tartozó szervek iratkezelésének ellenőrzéséről az illetékes miniszter a művelődési miniszterrel egyetértésben döntött. (A későbbiekben ezen szervek ellenőrzését is az illetékes levéltár látta el.)

4.5.2.3. A SELEJTEZÉS ELLENŐRZÉSE

A selejtezés megkezdése előtt legalább 30 nappal értesíteni kellett az illetékes levéltárat a selejtezésre kijelölt iratok ügy- és évkörének feltüntetésével. A levéltár a selejtezés folyamatában, valamint a selejtezési jegyzőkönyv elkészülte után tételesen ellenőrizhette a selejtezésre kijelölt iratokat. Egyetértése esetén a selejtezési jegyzőkönyvet jóváhagyási záradékkal látta el, amelynek birtokában a szerv a jegyzőkönyvbe foglalt iratokat megsemmisíthette. A levéltár emelhetett kifogásokat, egyes tételeket selejtezhetőből történeti értékűvé, illetve történeti értékűből ügyviteli értékűvé minősíthetett át.

A levéltár ellenőrzése a titkosan kezelt iratok esetében - az egykorú hatályos titokvédelmi jogszabályok alapján - csak a kiselejtezésre előkészített iratokra terjedhetett ki.