Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
380 ■ 4. Irattan és iratkezelés velődési miniszter által javasolt mintaszabályzat alapján adták ki. A szövetkezetek iratkezelési mintaszabályzatát az országos érdek-képviseleti szervekkel egyetértésben a művelődésügyi miniszter adta ki. Az egyéb jogi személyek iratkezelési szabályzatait a fenti jogszabályok figyelembevételével a művelődésügyi miniszter jóváhagyásával adták ki. A szabályzatok előírták, hogy a szerv vezetője köteles az iratkezelés személyi és tárgyi feltételeit biztosítani oly módon, hogy azok garantálják az iratkezelés célszerű rendszerének kialakítását, az ügyviteli és a levéltári érdek érvényesülését. Egy az iratkezelés rendjéért felelős vezetőt kellett kinevezni, az irattárosi feladatok ellátására pedig szakképzett irattárost kellett alkalmazni. Az iratkezelés rendjéért felelős vezető feladata volt a korszerű ügyvitel és a szerv sajátosságaihoz leginkább igazodó iratkezelési rendszer kialakítása, az ügyviteli és a levéltári érdek maradéktalan biztosítása, illetve annak ellenőrzése, hogy a szerven belül betartják-e az elfogadott szabályzatban előírtakat. A vezető feladata volt biztosítani az osztályirattárak mellett a központi irattár kialakításának feltételeit a megfelelő műszaki előírások betartásával. A művelődésügyi miniszter a levéltári anyag fennmaradása érdekében az irat- kezelési szabályzatok betartásának ellenőrzését az illetékes levéltárak feladatkörébe utalta. Az iratkezelési szabályzatot kiadói utasítással adták ki, ami a szerv jellegétől függően lehetett miniszteri, elnöki, vezérigazgatói, vezetői stb. utasítás. A kiadói utasításban meg kellett határozni, hogy a szabályzat hatálya mely területekre terjed ki, milyen jogszabályra épül, és mikortól lép hatályba. Az utasítást két melléklet követte, az 1. számú melléklet a szabályzati rész, a 2. számú rész az irattári terv volt. A szabályzat függelékeként kiadhatták a selejtezési jegyzőkönyv, a levéltári átadás-átvétel, a raktári jegyzék stb. iratmintáit is. Vegyes és osztott iktatás esetén kötelező volt felsorolni az iktatásra kötelezett szervezeti egységeket megkülönböztető kódjuk vagy számkeretük feltüntetésével. Az iratkezelési szabályzatnak az irat átvételétől a levéltárba, illetve az irattárba adásig minden fázisban biztosítania kellett az irat visszakereshetőségét, valamint az iratok biztonságos megmaradását. A szabályzati résznek az alábbi fejezeteket feltétlenül tartalmaznia kellett: 1. Az iratkezelés szervezete és rendszere (központosított, vegyes, osztott). 2. Az iratok átvétele, érkeztetése, bontása, irányítása. 3. Iktatás (módjának meghatározása: sorszámos, alszámos, gyűjtőszámos stb.). 4. Az ügyiratok kezelése az ügyintézés folyamatában. 5. Az ügyiratok továbbítása. 6. Irattárba helyezés, irattári kezelés. 7. Selejtezés. 8. Az iratok átadása a levéltárnak. 9. A megszűnő szervezeti egységek iratainak átadása. 10. A megszűnő szerv iratainak átadása.
