Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.5. Iratkezelés az 1969. évi 27. tvr. alapján ■ 381

Az irattári terv felépítése lehetett szervezeti felépítést követő vagy funkcionális. A szervezeti egységet követő rendszer hátránya, hogy a szervezet módosítása esetén az irattári tervet is módosítani kell, ezért célszerűbb a funkcionális rendszert választani. Ebben a formában a tervet két nagy részre, általános és egyedi részre bontották. E részeken belül kellett fejezeteket kialakítani. Az általános résznél például:

1. Vezetői és igazgatási ügyek

2. Személyzeti és oktatási ügyek

3. Bér- és munkaügyek

4. Közgazdasági ügyek stb.

Az egyedi ügyek fejezeteit csak az adott szerv feladatkörének alapos ismerete alapján, az adott feladatkörrel foglalkozók segítségével lehetett meghatározni.

Az irattári terv rovatainak az alábbiakat kellett tartalmaznia:

♦ Irattári tételszám: az egyes iratcsoportok azonosításához használható jelzőszám, amely számokból vagy számok és betűk kombinációjából áll. Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat besorolását, az irattári rendszerben elfoglalt helyét (lehet folyamatos sorszám, a fejezet római száma/sorszám stb.).

♦ A tétel tárgya (például: vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, jutalmazási javaslatok, bérkartonok, éves mérlegbeszámolók).

♦ Az irattári megőrzési idő években (például 5 év után selejtezhető, 15 év után levéltárnak adandó, 50 évig helyben őrzendő).

♦ A levéltárba adás ideje: normál esetben 15 év irattári őrzés után, amit két alkalommal meghosszabbíthattak 5-5 évvel.

Az irattári terv összeállítása során meg kellett állapítani, hogy milyen történeti értékű iratok képződnek az adott szervnél, és erről az illetékes levéltár véleményét is ki kellett kérni. Az ügyviteli értékű iratok egy részénél jogszabály írta elő a kötelező őrzési időket. Amennyiben jogszabály őrzési kötelezettséget nem írt elő, az ügyviteli érdekből történő irattári őrzési időt a szerv - a főhatóság által kiadott mintairattári terv figyelembevételével - maga határozta meg.

A tanácsi szervek egységes irattári terve kialakításánál az iratok csoportosítását és tárolását megkönnyítő jelrendszert alkalmaztak. A tanácsi iratkezelésben az irattári jelet három összetevő alkotta: az ügy típusát meghatározó ügykörszám, az ügy ágazati hovatartozását jelölő ágazati betűjel és a selejtezhetőség (levéltári átadás) idejét megmutató selejtezési jel.

Néhány példa az irattári jel képzésére:

Tárgy

Ügykörszám

Ágazati betűjel

Selejtezési jel

Külföldiek egészségügyi ellátása

26

B

3

Ingatlankezelési ügyek

21

E

6

Közterület-használat

25

E

1

Mestervizsga-ügyek

22

K

6

Vb-ülési anyagok

24

U

0