Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.3. Iratkezelés a polgári korban ■ 369

az elnöki osztály és a tanács által intézett elnöki és általános iratokra. Az utóbbi iratcsoport első évi anyagát még megkísérelték valamifajta - körvonalaiban homályos - tárgyi rendben irattározni. A következő (1862.) évtől kezdve viszont felhagytak minden tárgyi osztályozással, és az ügyiratokat egyszerűen az évek, alapszámok és iktatószámok növekvő rendjében helyezték el. Az iratkezelésben fennmaradt az ügyiratképzés és a visszacsatolós rendszer, de a több éven át húzódó ügyek iratait naptári év szerint különválasztották.

A visszaállított Helytartótanács viszont csupán átmenetileg restaurálta az 1848 előtti iratkezelési gyakorlatát. Az 1862-ben bevezetett ügykezelési szabályzat - módosításokkal és megváltozott terminológiai megnevezésekkel - a korábbi évtized iratkezelési újításait vitte tovább. A későbbi miniszteriális ügyviteli gyakorlat szempontjából különleges jelentősége volt, hogy változatlanul megmaradt az iratoknak az ügyosztályok ügykörbeosztásától független, tárgyi alapú irattári elhelyezése. Az irattári terv hármas tagolást - a Helytartótanács ügykörét lefedő 12 átfogó tárgyi kútfőt, az azonos tárgyú ügyiratokat tartalmazó tételt és az alapszámon képzett ügyiratot - irányzott elő, amelyhez kútfőként lajstromnak nevezett mutatók készültek. A területi igazgatási szervek, a megyék és városok iratkezelésének csak a fő elveit, elsősorban a napi rendszeres folyószámos iktatást szabták meg, de azokat különféleképpen alkalmazták. A pénzügyigazgatás és az építészeti hatóságok iratkezelése viszont a provizórium idején is változatlan maradt.

4.3.3. Az iratkezelés egysége és változatai a kiegyezés után

A kiegyezés után kialakuló magyar miniszteriális rendszer a provizórium idején megfigyelhető mindhárom ügy- és iratkezelési gyakorlatot - időnként kisebb módosításokkal - vitte tovább. A Magyar Udvari Kancellária tagolatlan iratkezelési rendszerét 1867 után elsősorban a hivatali jogutódnak számító Miniszterelnökség és a Király Személye Körüli Minisztérium folytatta. A Miniszterelnökség iratait 1867-1897 között alapszámos rendszerben, tárgyi tagolás nélkül kezelték. Csak ezután kezdődött az iratok tétel-alapszámos rendszerben való tárgyi csoportosítása. Az ügyiratok képzésében sajátos vegyes eljárást alkalmaztak. A visszacsatolás csak éven belül érvényesült, és ha az ügy folytatódott, akkor az iratokat előrecsatolták az ügyben keletkezett következő évi első iktatószámra.

A visszaállított Helytartótanács ügyviteli, iratkezelési gyakorlatát és tárgyi alapú irattári rendszerét a kiegyezés után a közigazgatást és a gazdasági szakigazgatást irányító Belügy-, a Közmunka- és Közlekedési, illetve a Földművelés-, Ipar- és Kereskedelmi Minisztérium alkalmazta. A hármas irattári tárgyi rendszer, a kútfő, tétel és alapszám jobbára csak a Belügyminisztériumban maradt meg, míg a másik kettőben a tétel-alapszámosra egyszerűsödött tagolás dominált. A Belügyminisztérium iratkezelési rendszere 1876-tól a közös minisztériumokkal való levelezést, a nemzetiségi és szociális mozgalmak, valamint a kivándorlás iratait külön rezervált