Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.2. Iratkezelés a polgári kor előtt ■ 361 natokat vezetett be az iktatókönyvbe. Az egy iktatószám alatt elhelyezett iratokat, úgymint a beérkezett iratot, a beadványt, a tanácsosok véleményét tartalmazó ívet, illetve a tanácsban meghozott döntés fogalmazványát ezután már együtt helyezték el, méghozzá évente újrakezdődő egyszerű számrendben. A Magyar Kamaránál az iktatás nem sorszámos iktatókönyvbe, hanem az egyúttal tanácsülési jegyzőkönyvként szolgáló jegyzőkönyvbe történt. A bécsi Udvari Kamara 1762-es reformja során bevezetett újításnak megfelelően a Magyar Kamaránál is az iratokat havi bontásban iktatták, havonta újrakezdődő sorszámozással. Teljesen egységes rend azonban nem alakult ki, volt, ahol kútfőtételes irattározást alkalmaztak, míg máshol a fentebb említett eggyel kezdődő számozást. 1785-ben, amikor II. József egyesítette a Helytartótanácsot a Magyar Kamarával, az új szerv a kútfőtételes helytartótanácsi rendet vetette át. Különbséget tettek az érdemi, tanácsbeli tárgyalást igénylő (sessionalis) és a csak formai intézkedést igénylő (cur- rens) ügyek között is. Bár II. József halála után a két kormányszervet ismét szétválasztották, a kialakított irattározási rendet megőrizték. 1813-ban újabb ügyviteli reformra került sor, amelynek lényege, hogy az ügyosztályokon belül csak általános kútfőket hoztak létre, illetve megszüntették az irattárbeli lajstromozást. A Helytartótanácsnál érvényesült a legjobban az új iratkezelési rendszer, amelynek bevezetését ott már 1764-ben megkezdték. Ekkortól kezdve az iratok a tanácsülési tárgyalás után is együtt maradtak, az eredeti beadványt és a kiadmány fogalmazványát már nem választották el, és azokat egy, a bizottsági ügykör szerint kialakított tárgyi sorozatban helyezték el. Minden tárgyi csoporthoz külön segédkönyvet készítettek. A tárgyi csoportokon belüli elhelyezésen alapuló jelzetrendszert dolgoztak ki (ladula-fasciculus-numerus). 1779-től az ügyintézésben bevezették az előadói rendszert, ennek nyomán a továbbiakban az iratokat előadók szerint csoportosították. Innen kezdve az ügyek kútfőjelzetet (fons), azon belül pedig numerusjelzetet kaptak. Bár az iratok ebben a rendszerben már egymás mellett maradtak ügyosztályonként, az előadók áthelyezése nyomán az egymáshoz kapcsolódó ügyiratok folyamatos előkereshetősége nem mindig volt egyszerű. A II. József-féle reformok a Helytartótanácsot is átformálták. Az előadói rendszert továbbfejlesztve, 1783-ban ügyosztályokat (departamentum) alakítottak ki, amelyek egy-egy terület ügyeiért voltak felelősek. Az ügyosztály működése során keletkezett iratokat évek szerint, az éveken belül ügyiratcsoportokban, a már emlegetett kútfőkben (fons), helyezték el. Egy kútfő általában az egy tárgyhoz tartozó ügyiratokat foglalta magában, de viszonylag sűrűn helyezték el külön kútfőben az egyedinek minősített ügyeket. A kútfőn belül minden irat külön számot (positio) kapott. Minden ügyosztály lajstromkönyvet vezetett, amelyhez külön tárgy- és névmutatók, illetve ún. számsorok készültek. Ez utóbbiak a tanácsülésenként haladva tüntették fel a helytartótanácsi iktatószámhoz rendelt irattári jelzetet. Az 1800-as évek elején a rendszeren újabb egyszerűsítést hajtottak végre, bevezették az általános kútfők rendszerét, azaz előre meghatározták a várható kútfők tárgyát, és ezentúl minden évben ez alatt a kútfő alatt helyezték el az ügyben keletkezett iratokat. Ez a rendszer sem vetett azonban véget teljes mértékben az egyedi kútfőknek, de számuk erősen visszaszorult.
