Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

3. Magyar levéltártörténet, levéltári jog

3.5. Az 1995. évi levéltári törvény és egyéb fontos levéltári jogszabályok ■ 333

3.5.3. A közlevéltárak jogállása, a levéltári anyag tulajdonjoga

A levéltári törvény az iratok tulajdonjoga alapján köziratokat és magániratokat különböztet meg. A közirat fogalmi körébe sorolható levéltári anyag azonban a tulajdonjog szempontjából nem homogén, az irattári anyagot létrehozó szervtől függően tartozhat állami vagy helyi önkormányzati tulajdonba. Ezen iratok tulajdoni minősége soha nem évül el.

A törvény rendelkezik arról, hogy az állami vagy helyi önkormányzati feladatot ellátó szervek maradandó értékű iratainak átvételére melyik közlevéltár illetékes, és a közlevéltárak különböző típusait ennek megfelelően csoportosítja. így megkülönböztet általános levéltárakat, állami szaklevéltárakat, valamint települési ön- kormányzat, köztestület, közalapítvány, illetőleg jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltárait.

3.5.4. A köziratok védelmének és levéltárba adásának szabályai

A maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a törvény meghatározza a közfeladatot ellátó szerv kötelező feladatait: a felsorolás a nyilvántartásba vételt, az ügyviteli segédletek folyamatos vezetését, az iratok irattári tételekbe történő besorolását, majd irattárba helyezését, az irattári anyag szakszerű és biztonságos megőrzését, rendszeres és szabályszerű selejtezését, valamint a maradandó értékű iratok levéltári átadását egyaránt tartalmazza. Kimondja továbbá az iratkezelési szabályzat és irattári terv alkalmazásának, az irattározáshoz szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításának kötelezettségét. Az 1997. évi CXL. törvény pontosításokat hajtott végre a közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén az iratok elhelyezésekor követendő eljárás szabályain, míg a 2005. évi CXLIX. törvény rögzítette, hogy közfeladatot ellátó szerv csak olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely külön jogszabályban meghatározott tanúsítvánnyal rendelkezik.

A levéltári anyag fennmaradásának másik fontos garanciája a közlevéltárakra háruló feladatok folyamatos elvégzése. A technikai és raktározási feltételek hiányosságaiból adódó működési zavarok ugyanis a levéltári anyag jóvátehetetlen károsodását idézik, illetve idézhetik elő. Ez a körülmény a közlevéltárak fenntartóival szemben - a költségvetési intézmények működtetésével kapcsolatos általános kötelezettségeken túlmutató - speciális követelményeket támaszt. Ezért a törvény rögzíti, hogy a fenntartó (az intézmény közvetlen felügyeletét és irányítását ellátó szerv) a levéltári anyag fennmaradása és a folyamatos gyűjtőmunka érdekében köteles biztosítani, hogy a közlevéltár:

♦ rendelkezzék a feladatai ellátásához szükséges szakképzett szakszemélyzettel, valamint az iratátvételi kötelezettség teljesítéséhez szükséges raktári területtel;