Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
3. Magyar levéltártörténet, levéltári jog
334 ■ 3. Magyar levéltártörténet, levéltári jog ♦ a levéltári anyagot zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül más célra fel nem használható, a szakszerű tárolás követelményeinek megfelelő tárolóeszközökkel felszerelt raktárban őrizze. A levéltári törvény deklarálja, hogy a levéltári anyag egyedi, ezért pótolhatatlan értékű irategyüttesek összessége, amely a kulturális örökség részeként a tudományt és a közművelődést szolgálja, ezért épségben és használható állapotban történő örökös megőrzése, valamint használatának biztosítása közérdek. Általános érvényű szabályként kimondja, hogy akinek tulajdonában vagy birtokában levéltári anyag van, az köteles annak megóvásáról és nyilvántartásáról, valamint a szervesen összetartozó iratok, irategyüttesek egységének megőrzéséről gondoskodni. Az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek esetében szintén kötelezettségként fogalmazódik meg az iratok egységének és eredeti rendjének megőrzése, a maradandó értékű iratok megóvása. A törvény értelmében a védelem ágazati irányítását és ennek részeként a köziratok kezelésének levéltári felügyeletével kapcsolatos, továbbá a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos őrzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggő szakmai követelményeket, valamint a levéltári anyagban végezhető selejtezés rendjét rendeleti úton a kultúráért felelős miniszter látja el. Fontos rendelkezése a törvénynek, hogy rögzíti a közirat, valamint a közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyag elidegenítésének, megrongálásának és - a szabályosan lefolytatott selejtezés kivételével - megsemmisítésének a tilalmát. (A köziratnak nem minősülő közlevéltári anyag azonban miniszteri engedéllyel más hazai közgyűjteményi intézményrészére csereszerződéssel elidegeníthető.) Az elidegenítéstől eltekintve e tilalmak érvényesek a nyilvános magánlevéltári anyagra és a védetté nyilvánított maradandó értékű magániratra is. A magánlevéltári anyag fennmaradásának legfontosabb biztosítékai az intézményként működő nyilvános magánlevéltárak, amelyeknek anyaga a törvény erejénél fogva védett. Levéltári anyagot, továbbá maradandó értékű magániratot az ország területéről kivinni csak a kulturális örökségvédelmi hatóság kiviteli engedélyének birtokában és levéltári biztonsági másolat készítését követően lehet. A köziratok levéltárba adásának szabályozásával a törvény biztosítani kívánja, hogy legkésőbb az általános kutatási időhatár lezárulásával a maradandó értékű köziratok - használható állapotban - átkerüljenek az illetékes levéltárba. Ezzel kapcsolatban a törvény főszabályként kimondja, hogy az ügyviteli szempontból már nélkülözhető, nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezéstől számított 15 év elteltével, a két fél előzetes megállapodása szerinti időpontban kell a levéltárnak átadni. A törvényben meghatározott esetekben az iratátadás határideje 5 évvel meghosszabbítható, további meghosszabbításához azonban már a kultúráért felelős miniszter engedélye szükséges. Az archívumok védelmét hivatott szolgálni az a rendelkezés, amelynek értelmében a levéltár 15 éven belül keletkezett iratok átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. Minősített adat
