Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
1. Történeti segédtudományok
1.1. Oklevéltan ■ 29 őket. Noha minden intézményben már a kezdet kezdetén szükség volt írni-olvasni tudó emberekre, ők azonban szűkebb értelemben véve még nem alkottak külön irodát. Kancelláriának lényegében csak attól kezdve nevezhető egy-egy intézmény irodája, amikortól az iroda személyzete és az irodából kibocsátott oklevelek formulái állandósultak, és megvalósult az irodai munka megosztása. Ez Európában a XII- XIII. században következett be. A kialakult kancelláriával rendelkező intézményeknél több-kevesebb különbséggel az alábbiak szerint történt az ügyintézés. A felek írásbeli kérvénnyel (petitio, supplicatio) fordultak az illető intézményhez. Az írásbeli kérvényezés gyökerei az antikvitásig nyúlnak vissza. A Római Birodalom örököseinél, a Bizánci Birodalomban és a pápai udvarban lényegében sohasem veszett ki az ügyintézés elindításának ez az írásbeli formája, sőt a pápai udvarban a XII-XIII. század fordulójától kötelezővé vált az írásbeli kérvényezés. A kérvényt a kancelláriába kellett benyújtani, ahol előkészítették az ügyet, hogy az uralkodó (és a tanácsa) döntsön az ügyben. Ezután a kancellária parancsot kapott arra, hogy a döntésnek megfelelően állítsa ki az oklevelet a fél számára. Ehhez először a tényleges ügyintézők: a jegyzők (notarii), az előadók (referendarii) vagy a. fogalmazók (abbreviatores) fogalmazványt (mi- nuta, conceptus) készítettek. Ez a fogalmazvány lehetett rövid (minuta brevis), amely a készítendő oklevélnek csak a lényeges részeit tartalmazta. Lehetett azonban a teljes (minuta completa) is, amely teljes egészében tartalmazta a leendő oklevél szövegét. Míg az előbbiek sorsa a megsemmisülés lett, az utóbbiakat könyvekbe másolták (protocolla), hogy azután ennek segítségével szükség (például az eredeti elvesztése) esetén ismételten ki lehessen adni az oklevél szövegét hiteles formában. A fogalmazvány elkészítéséhez az ezzel foglalkozó tisztviselőknek rendelkezésére álltak különböző segédkönyvek (formulariá), amelyek korábbi ügyekben kibocsátott oklevelek formuláit tartalmazták csupán. Ez a segítség lehetővé tette a kancelláriának, hogy azonos ügyekben azonos formulákkal állíthasson ki oklevelet, megtakarítva ezzel az újrafogalmazás munkáját, és hogy betarthassa az egyenlő elbánás elvét az ügyintézésben. A fogalmazványt bemutatták az oklevél kiadójának (auctor) vagy annak, akit a kiadó ezzel megbízott. Az ő jóváhagyásuk után került a kancellária írnokai (scriptores, ingrossatores) kezébe, akik a fogalmazványt letisztázták mindenki számára olvasható, világos betűkkel. Az így letisztázott oklevelet a kiadónak bemutatták, aki vagy aláírásával, vagy pecsétjével hitelesítette. A meg- pecsételés után kirótták az oklevélért fizetendő illetéket (taxa), majd bevezették az iktatókönyvbe (registra, libri regii), és végül átadták az oklevélnyerőnek (destinatari- us). (A kancelláriával kapcsolatban lásd még a 2.1.1.3. pontot is.) 1.1.2. Az oklevelek hordozó- és íróanyaga A legrégibb hordozóanyagok egyike a papirusz,, amelyet a Nílus deltájában lévő mocsarak három méterre is megnövő cserjéjéből készítettek oly módon, hogy a növény szárát vékony szeletekre vágták, ezeket megvizezett táblára rakták egymás
