Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

y Az ilyen módon visszamaradt, harmadik kategóriába: tartozó selejtnek minősített iratokat zsákban, ragy . bál&sv*. kall átadni a Melléktermék és Hulladékgyűjtő Yálialatsak* A hivatali titok védelme érdekében ajánlatos az irattárénak egész a papírgyárig elkísérni az iratokat; SÍ megTársi magát a bezuzást is, • • + t Az elmondottakkal tulajdonképpen be is fejeződött a selejtezés lebonyolításával kapcsolatos minden teendő® Szándékosan válasz nélkül hagytam azonban néhány faltótlenül falmerülő kérdést, amelyekre itt kívánok kitérni, .Az egyik ilyen kérdés, tekintettel arra, hogy az ügykörjegyzékekben 2-3-5-B-lo stb, éves őrzési határidők szerepelnek ••.'•» feltétlenül az lesz,'hogy mikor kell a selejtezést elvégezni,' A vonatkozó rendeletek azt a választ adják, hogy a keletkezéstől számított tiz évig kell az irattárban őrizni az iratot. Mire valók tehát a közbeeső éveket megjelölő őrzési határidők? ^ózan válasz erre csak az lehet, hogy ezeket az iratokat már korábban is át lehet vizsgálni és ki lehet selejtezni, da csak akkor, ha ez olyan nagy mennyiségű selejtpapirt eredményez, ami már érdemessé teszi a munka elvégzését* A közbeeső határidők tehát nem kötelező erejűek, esupán abból a meggondolásból kerültek beiktatásra, hogy tiz év alatt meglehetősen nagy mennyiségű iratanyag kerülhet az irattárbaj aminek az elhelyezése esetleg gondot okozhat. Ha tehát a korábban is értéktelenné váló iratok eltávolítása nagyobb raktári férőhelyet szabadítana fal, legyen mód ezek eltávolítására; s na kényszerűijön az irattáros a későbbi évek értékes iratait esetleg lényegesen rosszabb körülmények között elhelyezni, mészben éppen a tiz év előtt kiselejtezhető iratoknak a könnyen eltávolithatása érdekében kísérletet lehet tenni egyes irattárakban ezek külön tárolására. Célszerű például a sok példányban előforduló körrendeleteket, a heti, havi, vagy negyedévi s Összesítőkben is jelentkező jelentéseket, stb, külön tételekben elhelyezni. Ilyen módon a kiválogatás nem jelent különösebb gondot, csak a polcról kell leemelni az őrzési idő lejártakor az iratokat tartalmazó csom.kat s máris jelentős férŐ^