Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

iratcsomót illetve kötet sorszámát. Az adott csomóban lévő iratok évét, illetve az első és utolsó irat nyilvántartási iktató- vagy slapszámát. Ha ez mind megtörtént, akkor lehet értesíteni az illetékes állami levéltárat, hogy az iratok áta* dásra kész állapotban vannak. Az átadás- átvétel a készitett jegyzék alapján történik, s annak egyik példányát, a levéltár vezetőjének aláírásával, mintegy az átvétel elismeréseként tartozik a levéltár az átadó szervhez visszajuttatni. Az átadásátvétel időpontját az illető szerv vezetője a levéltár vezetőjével együtt határozza meg. Az átadással kapcsolatos összes költségeket egyébként - a vonatkozó rendeletnek megfelelően az átadó szerv viseli. Az ügyviteli érdekből a szervnél maradó iratokról szintén jegyzéket kell készíteni. Ez azonban sokkal részletesebb kell hogy legyen, mint az előbbi csoportba tartozó iratok jegyzéke. Írre azért van szükség, mert a megőrzendő iratok túlnyomó többségét alkotó, levéltárba kerülő iratokkal együtt át kell adni a segédkönyveket is, Éppen ezért, hogy a szervnél maradó, jóval kevesebb iratanyagról is legyen valamiféle áttekintése elsősorban az irattárosnak, darabonként jegyzékbe kell ezeket foglalni, Bnnek a jegyzéknek tartalmaznia kell az nyilvántartási számok sorrendjébe rakott iratok évét, számát, és rövid tárgyát darabról-darabra, ízeket az iratokat azután ©z ügykörjegyzékben megjelölt őrzési határidő lejártakor kell egyedenként elbirálni a további sorsukat illetően. Itt jegyezzük meg, hogy a végleges megőrzésre s a levéltárnak való átadásra kiválogatott iratok közül is bármely darabot visszatarthat a szerv ügyviteli érdekből, Ezekről is a fentieknek megfelelő darabonkénti jegyzéket kell felvenni két példányban, s a j"egyzék egyik példányát a levéltárnak kell átadni, a másik példányt pedig a szerv irattárában megőrizni, zekről is a fentieknek megfelelő darabonkénti jegyzéket kell felvenni két példányban, s a jegyzék egyik példányát a levéltárnak kell átadni, a másik példányt pedig a szerv irattárában megőrizni, Ezeket az iratokat viszont már nem kell ismét selejtezés alá vonni, hanem az ügyviteli érdek megszűnte után át kell adni az illetékes levéltárnak*, A selejtezés után a szervnél maradó mindkét fajta iratanyagot a legnagyobb gondossággal kell a szerv irattárában a továbbiakban is őrizne