Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

?o tár i megbízottal megbeszélni* A jelölésre célszerű gumibélyegzőt készíttetni, s piros festékü bélyegző parsát használni, ízzel mind az un, ••kiütést", mind az esetleges keresés alkalmával a segédkönyv áttekintését könnyűvé^ gyorsáé tesszük. Ajánlatos végül minden egyes segédkönyvbe a borítólap belső felére beirni azt

s bogy milyen m|don jelöltük az egyes iratok sorsát /pl.i "S" m kiselejtezve, stb,/ A kiütést egyébként azért kell az iratok átválogatása és ellenőrzése után végezni, mert az ellenőrzések során egyes iratok átkerülhetnek a selejtanyagbél a megőrzendő iratok közé* ízért esetleg kettős munkától kíméljük meg magunkat, ha csak az ellenőrzések megtörténte után kezdünk hozzá a selejtezés tényének rögzítéséhez,, kiütéshez, Ízt a munkát egyébként minden egyes esetben, a legnagyobb figyelemmel és gondossággal magának az irattárosnak kell elvégeznie, A gondosságra azért van igen nagy szükség, ennél a munkánál, mert elég egy kicsivel odébb nyomni a kiselejtezést jelző bélyegzőt, s máris félrevezető lesz a jelzési olyan iratról gondolhatjuk az iratok későbbi kezelfje, hogy ki van selejtezve, amely esetleg igen nagy értéket képvisel* ' A selejtezés tényének rögzítését a selejtezési felelősnek ugyancsak ellenőriznie kell, s a megfelelő bejegyzések megtörténte után az irattárossal együtt, alá kell írni a segédkönyvet* A kiselejtezett ügyiratok egyenkénti feljegyzése^ vagy a segédletekben való "kiütése" azonban igen nagy munkát és rengeteg munkaidőt igényel, Előfordulhat az a fura eset is, hogy a selejtezés megtörténtének a segédletek megfelelő rovataiban történő megörökítése hosszabb időt rajból el, mint az ügyiratoknak a kiselejtezés vagy a megtartás szempontjából történő elbírálása, Épp ezért nem lehet és nem is kell tul mereven ragaszkodni az egyenkénti, az ügyiratonkénti feljegyzés fent ismertetett kissé bürokratikus módszeréhez* Egyes esetekben - igy mindenekelőtt a nem iktatott, tárgyilag rendszerezett és segédletekkel nem rendelkező iratokaésetében - nyugodtan meg lehet elégedni azzal, hogy a selejtezési zárójegyzőkönyvben pontosan megjelöltük, hogy mely ügykörökbe tartozó, mély évi iratokat selejteztük ki. Ebből mindenki számára ayilvánva-