Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

lóvá tettük, hogy valamely ügykör megfelelő évi Összes iratai kiselejteztettek. Ha tehát valaki később egy ilyes tárgyú iratot keresae, nyugodtan; állithatjuk, hogy azt az összes ilyen tárgyú iratokkal együtt kiselejteztük, Ee^ézséget csak az okozhat, ha valaki egy kiselejtezett ügyiratot nem tárgyának megjelölésével , hanem nyilvántartási száma megnevezésével keresne, vagy kerestetne, Ízt a nehézséget is egykönnyen ki lehet azonban küszöbölnis megnézzük a keresett ügyirat tárgyát a segédletekben majd a selejtezési jegyzőkönyv alapján megiliapitjuk, hogy az ügyirat kiselejteztetett-e vagy s?nm. Ha azonban egyes ügyiratokat a selejtezési ügykörjegyzékben foglaltak ellenére mintadarabokként, vagy egyéb okoknál fogva nem selejtezünk ki, ezek nyilvántartási számát /és esetleg tárgyát/ a selejtezési jegyzőkönyvben fel kell sorolni. Az ilyen iratok száma természetesen nem lehet tul nagy* Ha ugy látnánk, hogy valamely oknál fogva tul sok ügyiratot kellene az ügykörjegyzék előírásai ellenére megtartanunk, ne a megtartandó ügyiratok nyilvántartási számának /esetleg tárgyának/ feljegyzésével bajlódjunk^ hanem még idejében vizsgáltassuk felül az ügykörjegyzéket, mert nyilván ainak nem elég pontos megfogalmazása okozza a zavart. Az ügykörjegyzékeknek ugyanis már eleve csak olyan pontosan körülhatárolt ügyköröket szabadna tartalmaznia, melyekbe csak egészen elvétve kerülhet 1-2 olyan irat, mely valamely nyomós oknál fogva - a közelebbi megvizsgálás során - az általánostél eltérően megtartandónak látszik, A kiselejtezés tényének feljegyzése, megörökítése tehát különféleképpen történhet. Általános érvényű szabálya nincs# Vannak olyan esetek, amikor a kiselejtezett ügyiratoknak a.segédletekben történő egyenkénti megjelölésétől vagy a kiselejtezett ügyirátok nyilvántartási számának egyenkénti jegyzékbe foglalásától nem lehet eltekinteni. Vannak viszont olyan esetek is, amikor ez a hosszadalmas eljárás fölösleges munka - és időpazarlás volna* Azt, hogy melyik szerv milyen jellegű ügyiratai esetében melyik módszert kell alkalmazni, az iratok ügyviteli érvényességének, ügyviteli hatékonyságának időhatárai, az iratokhoz fűződő üg viteli érdekek súlya és jelentősége határozza meg* Igen súlyos bonyodalmak származhatnak néha abból, ha valamely ügyiratról nem lehet minden kétséget kizáróan megállapítani azt, hogy valóban -s z ab ályzs erűen kiselej teztetett-e,