Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

világos, félre nem érthető utasitást, JU összes többi, tehát különböző határidőkig megőrzendőknek jelzett iratok esetében azonban csak általános szempontokban van feltüntetve az 1-2«.3-5^X0-20-30 stb, éves határidő, flzek esetében, tulajdonképpen tág tere nyilifc az egyedi mérlegelésnek s előfordulhat, hogy a megjelölt határidő ellenére tovább meg kell őrizni,sőt nem selejtezhetővé kell nyilvánítani egyes darabokat. Ilyen eset adódhat például akkor, ha az őrzési határidő lejártakor az ügy még nem zárult le, vagy bár egyébként jelentéktelen ügy valamely történelmi személyiségre vonatkozik, esetleg kezenyoma, aláirása stb, szerepel benne* A. megjelölt őrzési idők tehát általában csak az alsó Őrzési határidőt jelzik, s nem kötik meg az iratokat egyenként vizsgáló selejtező kezét a további megőrzés tekintetében. Ennek ellenkezője %p előfordulhat — bár csak nagyon ritka esetben - tehát az, hogy az őrzési határidő ellenére egyes iratokat már korábban kiselejtezhetőnek itél a selejtező* Ez az úgynevezett visszatükrözött és az elnyelt iratok esetében lehetséges, "Visszatükrözőttnek"neveztük azokat az iratokat, amely ek a szerv többi szervezeti^ egységének iratanyagában megismétlődnek ós az egyes szervezeti egységek számára alapvető iratok, mások számára viszont csak tájékoztatás céljából megküldött anyagok /pl* a személyi állományra Vonatkozó rendelkezések másolatai/, "Elnyelt" anyagnak nevezzük azt, amelynek tartalma teljesen benne van az ezen a- . nyag alapján Összeállított összesitő iratokban /például a havi jelentéseket elnyelik a negyedévi jelentések, a negyedévieket elnyelik az évi jelentések/, Izeket az iratokat tehát esetleg az ügykörjegyzékben foglalt általános szabályok ellenére is ki lehet selejtezni* Ízt azonban nem szabad mechanikusan végrehajtani, hanem csak a legnagyobb körültekintéssel, így például ha az Összesítő dokumentumok nem tükrözik az "elnyelt" iratokban található összes adatokat, akkor az utóbbiakat is meg kell őrizni, vagy a visszatükrözött iratokat csak akkor szabad selejtezni, ,ha meggyőződtünk, hogy az alapirat megmaradt* Izeket a problémákat egyébként, az ügykörjegyzékek öszszeállitásakor igyekeztek messzemenően figyelembe venni.Részben ilyen szempontokív szem előtt tartva, részben pedig az általános áttekinthetőség céljából az ügykörjegyzékek bizonyos