Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása

Az újonnan beérkező, ilí* keletkező iratoknak valamint az ugyanazon ügyre vonatkozó összes korábbi iratoknak - más szóval áz ugyanazon ügyirathoz tartozó összes iratoknak - az ügyek érdemi elbirálása előtti, gyors és megbizható összegyűjtése nagy körültekintést és pontosságot igénylő, fel el ős séf teljes munka. Innak az elsődleges rendszerezésnek az elmulasztá- : sa, vagy rendszertelen, hiányos ellátása számtalan hibás intézkedés forrása leheti akadózóvá, nehézkessé, elhibázottá teheti még az egyébként nagyon körültekintően irányitott és vezetett szerv működését is. Hogy azonban egy bizonyos konkrét ügy elbírálásánál mely. korábbi iratokra lehet szüksége az ügyintézőnek, nem lehet mindig egyértelműen meghatározni* Más szóval, hogy mely iratok alkotnak együttesen egy ügyiratot, szinte lehetetlen pontosan s$ghatorozni. Más az igény az egyik szervnél s más a másiknál,más az egyik ügyintéző s más a másik ügyintéző elgondolása, ífey tény; az iratkezelésnek a legrugalmasabban idomulnia kell az ügyintézés igényeihez* Annak sincs természetesen semmi akadálya, hogy az iratok elsődleges nyilvántartásba vétele, beiktatása alkalmával elvégezzük bizonyos könnyebben körülhatárolható, tárgyú iratok tár|gri alapon való rendszerezését is, így egyes szerveknél bizonyos gyakran előforduló, azonos módon intézhető ügyekre vonatkozó iratokat már eleve különválasztják, sőt ezeket külön, ezek számára rendszeresített nyilvántartásba, ifctatóköoyvbe iktatják, így semmi akadálya annak, hogy például egy helyi tanács közvetlenül az iratok beérkezése, ill* keletkezése után külön iktassa és továbbiakban állandóan külön kezelje a szabálysértési ügyekre, vagy a hatósági bizonyítványokra vonatkozó iratokat* Hogy mely tárgykörökbe tartozó ügyek iratait helyes ilyen módon már az iratkezelés elsődleges fázisában különválasztani és külön kezelni, azt a szerv jellegének, ügyforgalmának, az iratkezelési dolgozók létszámának és felkészültségének mérlegelése alapján az iratkezelés felett felügyeletet gyakorló vezető dönti el* Hálunk és külföldön is több-kevesebb sikerrel próbálkoztak már azzal is, hogy az összes iratok fölötti szélesebbkörü áttekintést biztosító tárgykörök szerinti rendszerezést is közvetlenül az iratok beérkezése, ill* keletkezése után végez-