Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása

zék el. Több évi tapasztalat alapján általában valóban meg lehet állapit©ni azokat a tárgyi egységeket /osztályokat, alosztályokat stb./, melyekbe a szerv iratai »endszerint besorolhatók. Az igy megfontoltan kialakított tárgyi egységek szolgálnak aztáo ugy a nyilvántartásba vétel, mint az iraték rendszerezéséének keretéül^ sémájáig lat az irattári és rendszerezési keretet, sémát, világszerte a német Akténplan kifejezés mintájára az irattári tery kifejezéssel jelölik. Nálunk a közigazgatási számrendszeres és a csoportszámos rendszer lényegében u— gyanezt az iktatási és rendszerezési módszert vezette be, de mig külföldön minden szerv vagy szervtipus számára ügykörének, ügyforgalmának figyelembevételével külön iktatási és rendszerezési terv készül, a közigazgatási számrendszer és a csoportszámos rendszer az ország valamennyi állami szervénél ugyanazon egységes rendszerű Aktenplan érvényesítését erőltette. A kísérlet persze megbukott, a rendszer bevezetése, nemhogy jobb áttekintést biztosított volna az egyes szervek ügyei fölött, hanem az esetek többségében az irattárakat előbb teljesen áttekinthetetlen, majd teljesen hasznavehetetlen irattömegekké változtatta át. A kudarc sok-rsok okai közül az egyik legnyilvánvalóbb az, hogy az iratok tárgyak szerinti rendszerezését még az iratokban tárgyalt ügyek lezárása előtt, közvetlenül az iratok beérkezése, keletkezése után végeztette el. Bizonyos jól körülhatárolhatói általában sémaszerüen ismétlődő^ tömegesen előforduló ügyek iratait közvetlenül beérkezésül^ keletkezésük után is lehet - mint már említettük - tárgyi csoportosításban rendszerezni, de ehhez több évi meg figyelés,hoszszabb tapasztalatgyűjtésre van szükség. Általánosságban azonban kétségtelen, hogy az iratoknak tárgyi ismérvek szerinti rendszerezését csak az iratokban tárgyalt ügyek elintézései végleges lezárása után, tehát az irattárban lehet és kell elvégezni. Nem célszerű elvégezni a rendszerezést mindjárt az iratoknak az irattárba érkezése után sem, mert az iratokban tárgyalt ügyek jórésze minden pillanatnyi látszat ellenére sincsen teljesen elintézve és véglegesen lezárva, amikor az iratok az irattárba érkeznek. Az ügyek jó része az azokra vonatkozó iratok irattárba érkezése után néha hetekj hónapok, sőt évek múlva vala. milyen többé-kevésbé előrelátható oknál fogva tovább bonyolódik, folytatódik, sőt az sem ritka dolog, hogy a rendszerezése alap-