Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)
IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása
t szerét abbéi a szempontból* megfelelnek-e mindenben a fenti követelményeknek. Ha ugy találják, hogy a rendszer megfeleld, meg kellene azt la vizsgáiniok, nem tartalmaznak-e a segédletek fölösleges fedéseket, egyik segédlet nem tartalmaz-e olyan adatokat, melyek valamely másikban is megvannak, nem lehetne-e a fenti követelmények sérelme n élkül egyszerűbbé, áttekinthetőbbé tenni a segédletek rendszerét, vagy • nem lehetne-e azok elkészítését gyorsabbá és olcsóbbá tennie Az iratok rendszerezése Az iratok felkutatását szolgáló segédletek elkészítése többé-kevésbé jelentős munkaidőt igényel, ami nemesek azt jelenti, hogy a napról-napra keletkező és beérkező iratok sorsáról, megtett útjáról nem lehet, vagy csak nehezen lehet tájékozódni mindaddig, mig a megfelelő mutatók és egyéb segédletek el nem készülnek, hanem azt is, hogy a segédletek készítése meglehetősen nagy mennyiségű olyan munkaidőt vesz igénybe, melyet más munkáknál eredményesebben lehetne hasznosítani. I segédletek készítéséhez szükséges munkaidő és dologi eszközök mennyisége az iratok rendszerezésével azonban jelentős mértékben csökkenthető. Ha sikerül a szerv iratait valamely jól megválasztott szempont és megfelelően kialakított rendszer szerint áttekinthetően rendszerezni, a segédleteknek legalábbis egy jelentős része fölöslegessé válik, elkészítését tehát mellőzni kell. Az iratok rendszerezésének valóságos előnye azonban főképp a már elintézett s irattárba helyezett iratok felkutatásánál jelentkezik: amikor az iratokat már nem az operatív ügyintézés során legjelentősebbnek látszó elemek /az érdekelt magánszemély neve, az iratban emiitett helység neve, az iratot küldő szerv neve stb,/ bírnak jelentőséggel, hanem a szerv tevékenységéneik kiértékelése, a távlati tervezés, a jogszabályalkotás szempontjából sokkal lényegesebb elem: a tárgy. Mégpedig nem az iratoknak a magánszemély, vagy külső szerv egyedi, partikuláris érdekei szemszögéből tekintett és megfogalmazott s a mutatóban már amúgy is szereplő tárgy, hanem az iratokban tárgyalt ügyeknek a szerv működése, tevékenysége szempontjából tekintett s annak megfelelően megfogalmazott tárgya.
