Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)
IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása
Mielőtt rátérnénk a rendszerezési munka módszereinek ismertetésére, helyes lesz talán röviden vázolni, hogy milyen eredményeket várhat az ügyintézés a rendszerezéstől és meghatározni, hogy a rendszerezést az ügyintézési, ill. iratkezelési munka melyik fázisában a leggazdaságosabb elvégezni. A rendszerezési szükségessége As ügyintézésnek mindenek előtt arra van szüksége,hogy a közelebbi és távolabbi múltban bekövetkezett eseményekről és tett intézkedésekről és azok már bekövetkezett eredményeiről, hatásáról minél részletesebb éta sulypontozottabb áttekintést kapjon. Ilyen áttekintés nélkül az ügyintézés elszakad a valóságtól, a konkrét tényektől, előbb-utóbb már nem az egész ország, nem az egész lakosság jelenlegi és jövő jólétét tártje szem előtt, csak a "tárca", "a hivatal" érdekeit látja, más szóval az ügyintézés menthetetlenül belesodródik a bürokrácia kátyújába. Miután az ügyintézésnek nincs módja felmérni saját intézkedései hatását, működése nem a körültekintően, és céltudatosan haladót hanem a sötétben bolyongó, a vakon csapkodó ember mozdulataihoz fognak hasonlítani^ De legalább ugyanolyan mértékig igényli az ügyintézés azt is, hogy gyors, rugalmas működését az iratkezelés a legnagyobb mértékben elősegítse. Olyan áttekintést kell ezért biztosítani az iratok felett, hogy egy-egy konkrét ügy elbírálásának pillanatában az ügyintézés rendelkezésére álljanak mindazpk az iratok, melyek a távlati áttekintés alapján kialakított normák szellemében történő konkrét intézkedéseket és döntéseket minél gyorsabban és minél egyértelműbben meg lehessen alkotni* Az iratkezelésnek tehát biztosítania kell egyrészt, 1,/ a már korábban elintézett ügyek iratai s az azokban foglalt*fontosabb adatok fölötti áttekintést, másrészt 2*/ a szervhez beérkezett, ill* az ott keletkezett s még épp elintézés alatt álló iratok fölötti áttekintést*
