Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

III. Az iratok fizikai fennmaradásának biztosítása

lejtett mindenféle feljegyzést ki kell emelni, mert azok évek multával zavarokat okozhatnak, Az irattári anyagot igen gyakran igénybeveszi a folyó ügyvitel. Az irattárosnak naponta több iratot kell szerelaie vagy betekintés végett az előadónak átadnia, A szereléseket, csatolásokat, az erre a célra rendszeresített nyilvántartólapon, vagy sorkönyvben minden esetben fel kell jegyezni. Az előadóiak - rövid használatra - átadott iratok jelzetét/számát/ be kell vezetni a kölcsönkönyvbe és az ügyiratok helyére őrjegyet kell tenni* Ha az előadó nem adja vissza határidőre az iratokat, akkor fel kell szólítani a visszaadására, majd sürgetni kell, nehogy elkaióvjanak. Hasonlóképpen kell eljárni akkor is, ha külső szerveknek /felettes hatóság*tudományos intézet, bíróság stb,/ kölcsönözünk iratokat,de akkor a kölcsönzött iratokat aktán kell elküldeni és csatolni kell hozzá iratjegyzéket is. Az iratjegyzék tartalmazza az iratok jelzetét és lapszámát is, A külső kölcsönzésnek is van határideje, de ügyelni kell arra; hogy a kölcsönzés két hónapnál ne legyen hosszabb* Kiállításra lehetőleg ne kölcsönözzünk iratokat* mert ott különböző veszélyeknek /nedvesség, napfény, tus/ vannak kitéve. Ilyen célra lehetőleg fotókópiát adjunk. Ha elkerülhetetlenül szükséges az eredeti irat kiállítása, ugy a kölcsönzés előtt az iratot fényképeztessük le. Meg kell végül emlékezni még egy veszélyről, amely az iratokat a szervek átszervezése során igen ®©kran fenyegetit a költözködésről*- Nagyon fontos, hogy az iratok a szállítással Össze ne keveredjenek* Ezért ajáribtos a csomókat jó szorosan átkötni és sorszámmal ellátni* A sorszámozás egyrészt az iratok biztonságát szolgálja, másrészt az iratok uj elhelyezésénél, ezáltal sok időt és fáradtságot takarítunk meg.